By Ingin mengelola payroll dengan efisien tapi tidak tahu harus mulai dari mana? Mengelola payroll jadi bagian penting bagi setiap bisnis, tapi tidak sedikit yang masih memakai cara-cara lama.
Padahal, penggajian semakin kompleks apalagi jika upah pekerja dipatok berdasarkan jam kerja atau jumlah project seperti halnya yang diperoleh freelancer, juga ada bonus yang biasanya diterima frontliner dan petugas lapangan.
Artikel ini akan membahas tentang apa itu payroll dan bagaimana langkah mengelola payroll dengan sistem dan tools yang tepat.
Definisi Payroll
Dikutip dari Indeed, payroll merujuk pada catatan keuangan perusahaan tentang pembayaran yang diberikan kepada karyawannya, seperti gaji, bonus, dan insentif. Biasanya, payroll lebih dikenal secara lebih sederhana sebagai aktivitas penggajian.
Banyak bisnis yang menggunakan software untuk mengelola sistem payroll. Beberapa nama yang dilekatkan pada produk software untuk pengelolaan payroll ini bermacam-macam, mulai dari payroll software, HRIS atau HR management software. Namun fungsinya relatif sama sebagai platform yang salah satu fiturnya untuk mengelola penggajian.
Sebelum mengulas lebih dalam soal tools untuk mengelola payroll, pahami dulu komponen, tahap, dan jenis-jenis sistem payroll secara umum.
Komponen Pembentuk Sistem Payroll
Meski ada banyak komponen dalam proses penggajian, namun secara garis besar ada setidaknya tiga komponen yang utama, yaitu:
1. Informasi pegawai
Karyawan baru biasanya diminta melakukan beberapa urusan administrasi, salah satunya melengkapi data identitas. Informasi dasar yang perlu dilengkapi termasuk nama lengkap, alamat tempat tinggal, nomor NPWP, dan nomor jaminan sosial. Data-data ini dapat memudahkan departemen keuangan dalam memproses penggajian sekaligus mengurus pemotongan pajak.
2. Pembayaran gaji
Nominal gaji menjadi komponen utama dalam sistem payroll. Catatan gaji ini akan merincikan segala sesuatu terkait pembayaran upah ke karyawan, termasuk gaji kotor, pemotongan, gaji bersih, total jam kerja, upah lembur, reimbursement, bonus, dan banyak lagi.
3. Potongan
Gaji akan ditransfer ke karyawan setelah semua pengurangan dihitung. Pengurangan ini termasuk jumlah yang harus dibayarkan untuk pajak penghasilan, jaminan sosial ketenagakerjaan, dan berbagai pemotongan manfaat seperti asuransi kesehatan.
Tahapan Sistem Payroll
Dikutip dari Multiplier, pemrosesan penggajian melibatkan serangkaian tahapan yang terdiri dari lima langkah utama:
1. Pengumpulan data
Setiap periode penggajian, data-data yang relevan perlu dikumpulkan, seperti jam kerja, absensi, izin, lembur, dan lain sebagainya. Semua informasi tersebut dapat diperoleh dari catatan kehadiran karyawan ataupun laporan rutin dari manajer.
2. Perhitungan net salary
Gaji bersih adalah hasil setelah gaji kotor dikurangi pajak. Pengurangan ini biasanya juga mencakup iuran jaminan sosial, asuransi, tunjangan, dan potongan cuti tidak berbayar.
3. Distribusi pembayaran
Setelah pemotongan dilakukan dan nominal gaji bersih sudah tercatat di sistem, pengelola payroll akan mengirimkan gaji ke setiap rekening karyawan. Mekanisme pembayaran gaji bisa saja berbeda-beda di tiap perusahaan, mulai dari setoran langsung ke rekening ataupun lewat cek.
4. Pengajuan pajak
Setelah distribusi pembayaran gaji selesai, perusahaan masih harus mengajukan pajak penghasilan ke otoritas terkait. Pengajuan pajak ini merupakan salah satu kewajiban perusahaan yang dilakukan atas nama setiap karyawan.
5. Pembayaran pajak
Pada tahapan ini, perusahaan menyetor pajak sekaligus kewajiban lainnya seperti iuran jaminan sosial ketenagakerjaan. Di Indonesia, pembayaran pajak penghasilan menjadi bagian dari kewajiban perusahaan, sementara untuk pelaporannya tetap harus dilakukan karyawan setiap tahun.
Contoh Perhitungan Payroll Karyawan
Perhitungan gaji karyawan di Indonesia mengikuti Undang-Undang nomor 6 tahun 2023 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja) yang menghapus Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) dan Upah Minimum Sektoral Kabupaten/Kota (UMSK), sehingga hanya berlaku upah Upah Minimum Provinsi (UMP).
Maka besaran UMP yang kini menjadi patokan perusahaan dalam menggaji karyawan. Berdasarkan peraturan yang berlaku, komponen gaji bisa terdiri atas:
a. upah tanpa tunjangan
b. upah pokok dan tunjangan tetap
c. upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap; atau
d. upah pokok dan tunjangan tidak tetap
Sebagai contoh, seorang staf marketing di Jakarta menerima gaji dengan komponen upah pokok dan tunjangan tetap. Maka besaran upah pokok yang harus diterima karyawan tersebut adalah minimal 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap dengan rumus perhitungannya sebagai berikut:
Gaji yang diterima = upah pokok (minimal 75%) + tunjangan tetap (maksimal 25%)
Katakanlah perusahaan menetapkan gaji staf marketing tersebut dengan rincian sebagai berikut:
– Upah pokok: Rp5.025.000
– Tunjangan tetap: Rp1.675.000
Perhitungan di atas dibenarkan oleh peraturan perundang-undangan karena persentase upah pokok adalah 75% dari jumlah gaji yang diterima karyawan dengan 25%-nya berupa tunjangan tetap. Jika ditotal, gaji yang diterima sebesar Rp6.700.000 dan demikian pula tidak kurang dari UMP setempat pada tahun 2023, yakni Rp4.901.798.
Bagaimana jika ada potongan-potongan untuk pajak penghasilan, BPJS, dan lain-lain? Perhitungannya harus selalu kembali kepada UMP di wilayah masing-masing sebagai standar minimum gaji bersih yang harus diterima karyawan.
Jenis-jenis Sistem Payroll
Setiap perusahaan memiliki sistem payroll yang berbeda-beda. Ada beberapa opsi yang bisa digunakan sebagaimana dikutip dari Intuit QuickBooks:
1. In-house payroll
Sistem ini dilakukan ketika perusahaan mengelola sendiri sistem payroll mereka secara manual di setiap periode penggajian. Dengan metode ini, business owner biasanya langsung terlibat dalam mengelola gaji karyawannya, tanpa atau dengan bantuan karyawan personalia.
Meskipun bisa menjadi pilihan ekonomis untuk bisnis yang skalanya masih kecil, namun sistem ini akan sulit dipertahankan seiring dengan semakin bertambahnya SDM.
2. Outsourcing
Perusahaan bisa menyewa jasa dari firma akuntan untuk mengelola penggajian sekaligus membayarkan pajak penghasilan. Segala urusan payroll beserta pajaknya akan diurus akuntan dari awal sampai akhir, termasuk memberikan konsultasi selama prosesnya.
3. Payroll service
Terdapat bisnis yang secara khusus bergerak di bidang jasa pengelolaan payroll karyawan. Bisnis ini termasuk B2B yang kliennya juga perusahaan lain yang ingin manajemen payroll-nya dikelola secara penuh.
Mereka biasanya juga menawarkan layanan pengajuan pajak atas nama perusahaan.
4. Payroll software
Dengan bantuan software khusus payroll, perusahaan dapat sepenuhnya mengotomatiskan pemrosesan penggajian. Penggunaan software ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan risiko kesalahan manusia, sekaligus mempercepat tugas-tugas berulang yang sebenarnya monoton dan bisa digantikan mesin.
Sebagai contoh, pengurangan gaji bisa dihitung secara otomatis dengan bantuan software, sampai penyesuaiannya ke jumlah akhir gaji yang diterima karyawan.
Mengapa Menggunakan Software untuk Mengelola Payroll?
Dari jenis-jenis sistem payroll yang telah dijelaskan sebelumnya, opsi penggunaan software punya poin plus terkait otomatisasi proses. Tidak hanya itu, masih banyak kelebihan lain dibandingkan memakai sistem payroll tradisional, beberapa di antaranya:
- Mempercepat proses orientasi karyawan baru karena software payroll bisa menghimpun berbagai data sekaligus seperti daftar gaji, rekening bank, status pajak, dan informasi pengurangan
- Menghasilkan laporan mendalam tentang kinerja dan benefit karyawan, seperti adanya laporan absensi karyawan serta dana-dana yang dikeluarkan karyawan dan perlu di-reimburse
- Melacak tren gaji rata-rata karyawan, sehingga perusahaan punya gambaran lebih baik tentang kompensasi yang diberikan karyawan dibanding standar kelayakan upah di industri
- Memperlancar proses akuntansi dan manajemen keuangan karena banyak perusahaan ingin mengurangi intensitas pekerjaan manual dengan menyinkronkan payroll ke sistem pencatatan sekaligus melakukan analisis keuangan. Dengan integrasi data lewat platform software manajemen payroll, tim keuangan akan lebih mudah melacak pengeluaran bisnis.
Bagaimana Sistem Payroll yang Baik?
Ada banyak sekali software payroll maupun HR management yang menawarkan berbagai fitur dengan price points bersaing. Bagaimana cara memilih yang sesuai kebutuhan perusahaan? Beberapa hal ini bisa jadi pertimbangan.
Otomatisasi
Teknologi pelan-pelan membuat manusia meninggalkan pekerjaan manual dan repetitif. Tidak terkecuali dengan software HR management yang menawarkan otomatisasi untuk menyelesaikan tugas-tugas terkait penggajian. Tapi ada pula tools yang menawarkan tambahan fitur di luar payroll seperti penjadwalan pembayaran ke klien.
Beberapa fungsi automasi yang bisa jadi pertimbangan saat memilih software yang sesuai kebutuhan antara lain:
- Perhitungan pajak
- Perhitungan bonus atau insentif
- Pemotongan otomatis
- Pemberian dan pelacakan reimbursement
- Pengiriman invoice
Fitur Akuntansi Terintegrasi
Software payroll yang baik tentu harus terintegrasi dengan software akuntansi, baik yang berupa perangkat internal ataupun dari platform pihak ketiga.
Dengan integrasi ke fitur akuntansi, perusahaan bisa menyinkronkan data penggajian dengan alat pembukuan dan pelaporan keuangan. Hal ini membuat manajemen upah karyawan dan pelacakan pengeluaran menjadi lebih mudah.
Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.
Fitur-fitur integrasi yang ditawarkan antara lain:
Updates secara real-time antara data di software payroll dan platform akuntansi yang terhubung
Laporan mendetail tentang biaya penggajian, pajak, bonus, dan lain-lain
Opsi penagihan dengan tawaran berbagai template faktur yang bisa di-customized
Kemudahan transfer ke luar negeri
Kini sudah banyak perusahaan yang merekrut tenaga kerja berkewarganegaraan asing, baik yang tinggal di Indonesia maupun di luar negeri. Prosedur pemberian upah tentu berbeda antara pekerja lokal dan internasional karena masing-masing terikat aturan perundang-undangan yang berbeda.
Agar manajemen penggajian bisa berjalan secara efisien, berikut beberapa fitur software yang bisa membantu:
- Fitur transfer dana ke luar negeri
- Limit transfer dengan jumlah rekening penerima yang memadai, misalnya 100 akun sekali transfer
- Pengarsipan mutasi transfer untuk kelengkapan administrasi
Kompleksitas penggajian menjadi alasan mengapa kini banyak perusahaan menggunakan software untuk payroll. Dengan mengadopsi teknologi ini, perusahaan bisa mengurangi risiko kesalahan manusia, serta menghemat biaya dan waktu.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Proses pengelolaan gaji yang terintegrasi dan berjalan otomatis dalam satu platform membuat perusahaan bisa mengalihkan sumber daya untuk fokus pada tugas-tugas strategis lainnya. Terutama untuk pekerjaan yang berulang dan sebenarnya monoton sehingga bisa digantikan mesin.
Selain itu, karyawan juga akan merasakan manfaatnya dalam bentuk penggajian yang lebih instan, akurat, dan transparan.
