By Invoice, atau faktur, adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Fungsinya bukan hanya sebagai bukti transaksi, tapi juga sebagai permintaan pembayaran resmi.
Umumnya, invoice memuat berbagai informasi seperti nama dan alamat perusahaan, nomor kontak, tanggal pembuatan, nomor invoice, rincian barang/jasa yang dijual, jumlah, harga satuan, total pembayaran, hingga petunjuk cara membayar.
Invoice juga berperan besar dalam membantu mengatur arus kas, memantau aktivitas penjualan, dan melacak pembayaran yang sudah maupun belum diterima. Bahkan, dokumen ini sering dijadikan acuan saat pelaporan pajak atau proses audit bisnis.
Jika kamu ingin tahu cara membuat invoice yang rapi dan bisa menunjang kelancaran operasional bisnismu, yuk simak penjelasannya berikut ini!
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi jual beli barang atau jasa. Dalam praktiknya, invoice ini jadi bukti sah bahwa telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli, sekaligus menjadi permintaan pembayaran secara resmi.
Bagi kamu sebagai pelaku usaha, invoice punya peranan penting lho dalam menjaga arus kas tetap lancar, mencatat penjualan dengan baik, dan memastikan sistem keuangan berjalan dengan tertib.
Namun, mengelola invoice secara manual bisa memakan banyak waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan, terutama saat volume transaksi semakin meningkat.
Nah, dengan bantuan software invoice, kamu bisa membuat, mengirim, dan memantau invoice secara digital. Bahkan, kamu juga bisa membuat berbagai jenis invoice hanya dalam beberapa klik, mulai dari invoice penjualan, pembelian, sampai invoice berkala.
Tak hanya itu, software invoice juga membantu memantau arus kas secara real-time, melihat status pembayaran, hingga memberi pengingat otomatis supaya pelanggan tidak telat bayar.
Baca juga: Jenis Kartu Pembayaran untuk Usaha yang Bisa Anda Gunakan
5 Komponen Penting yang Wajib Ada dalam Invoice
Invoice yang baik perlu menyajikan informasi penting secara jelas agar transaksi mudah dipahami oleh kedua belah pihak. Beberapa komponen yang wajib dicantumkan dalam invoice antara lain:
- Identitas perusahaan: Nama, alamat, dan kontak perusahaan sebagai informasi dasar yang bisa dihubungi jika dibutuhkan.
- Tanggal & nomor invoice: Untuk mencatat waktu pembuatan dan memberikan kode unik pada setiap invoice.
- Deskripsi barang/jasa: Menjelaskan detail barang atau layanan yang dijual, termasuk jumlah dan harga per item.
- Total pembayaran: Jumlah akhir yang harus dibayarkan, termasuk pajak dan biaya tambahan jika ada.
- Panduan pembayaran: Instruksi lengkap terkait metode pembayaran dan batas waktu pelunasan.
4 Fungsi Utama Invoice untuk Bisnis
Lebih dari sekadar bukti transaksi, invoice memiliki beberapa fungsi krusial dalam pengelolaan bisnis. Berikut di antaranya:
1. Membantu kelola arus kas
Invoice berperan dalam memantau pemasukan, memastikan pembayaran diterima tepat waktu, dan mencegah masalah keuangan akibat keterlambatan pembayaran.
2. Mempermudah pelacakan penjualan
Semua transaksi yang tercatat lewat invoice bisa dengan mudah dilacak dan dievaluasi, baik secara harian, mingguan, atau bulanan.
3. Dokumen pendukung pajak dan audit
Saat menyusun laporan pajak atau menghadapi audit, invoice menjadi bukti resmi yang sah dan bisa dipertanggungjawabkan.
4. Membangun kepercayaan pelanggan
Invoice yang tersusun rapi dan profesional bisa meningkatkan kredibilitas bisnis dan memperkuat hubungan dengan klien.
Baca juga: Transaksi Lebih Mudah, Otomatis dan Real Time dengan API Disbursement
Jenis-Jenis Invoice yang Perlu Diketahui
Dalam praktik bisnis, ada berbagai jenis invoice yang digunakan sesuai dengan kebutuhan transaksi. Berikut beberapa di antaranya:
1. Invoice penjualan
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kepada pelanggan. Umumnya memuat detail barang/jasa, total tagihan, ketentuan pembayaran, dan info kontak pihak terkait.
2. Invoice pembelian
Diterbitkan oleh pembeli sebagai bukti pembelian. Berisi detail pembelian serta nominal yang harus dibayar.
3. Invoice proforma
Berfungsi sebagai perkiraan biaya sebelum transaksi resmi terjadi. Biasanya digunakan untuk memperoleh persetujuan dari calon pembeli.
4. Invoice retur
Digunakan ketika terjadi pengembalian barang karena rusak atau salah kirim. Invoice ini mengoreksi jumlah pembayaran.
5. Invoice konsinyasi
Dipakai dalam sistem konsinyasi, di mana barang dikirim ke pengecer tapi masih menjadi milik penjual hingga barang terjual.
6. Invoice tagihan
Dikeluarkan untuk menagih pembayaran yang belum diselesaikan, terutama jika sudah melewati tenggat waktu pembayaran.
7. Invoice berkala
Cocok untuk transaksi langganan yang sifatnya rutin, seperti bulanan atau tahunan.
Contoh Invoice yang Tepat
Berikut adalah salah satu contoh invoice yang bisa dijadikan referensi:
Contoh Invoice Digital (Sumber: Paper.id)
Baca Juga: Cara Memilih Layanan Jasa Kartu Kredit Virtual yang Terbaik
Itu dia penjelasan secara lengkap mengenai invoice. Dokumen ini punya peran besar dalam kelangsungan operasional bisnis, mulai dari menjaga cash flow, memantau penjualan, sampai jadi dokumen penting untuk keperluan audit dan pelaporan pajak.
Tapi, jika masih dikelola secara manual, bukan cuma makan waktu, tapi juga rentan kesalahan. Solusinya? Gunakan software invoice.
Dengan software invoice, kamu bisa lebih mudah membuat, mengirim, dan mengelola invoice dengan rapi dan efisien. Jadi, keuangan bisnismu bisa lebih tertata dan profesional.
Jika kamu ingin proses pengelolaan invoice yang lebih simpel dan terorganisir, menggunakan software invoice adalah langkah cerdas yang patut dipertimbangkan.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Itsjack
