By Dalam dunia bisnis, terutama dalam industri jasa, konstruksi, teknologi, dan agensi kreatif, istilah “pitching tender” sudah menjadi bagian dari proses akuisisi klien yang sangat krusial. Namun, tidak semua pelaku bisnis memahami sepenuhnya bagaimana proses pitching tender dilakukan secara profesional dan strategis untuk memenangkan proyek.
Artikel ini akan membahas secara menyeluruh apa itu pitching, langkah-langkah yang perlu dipersiapkan, strategi pendekatan klien yang efektif, hingga kesalahan umum yang perlu dihindari selama proses pitching tender.
Pengertian Pitching dalam Konteks Tender
Pitching adalah proses penyampaian ide, rencana kerja, atau proposal oleh penyedia jasa atau barang kepada calon klien atau pemberi tender (tender issuer). Tujuannya adalah untuk meyakinkan calon klien bahwa penyedia tersebut adalah pihak terbaik untuk menjalankan proyek atau memenuhi kebutuhan bisnis mereka.
Menurut Business.gov.uk, pitching dilakukan ketika Anda mempresentasikan penawaran secara tatap muka kepada calon klien, sementara tender biasanya direkomendasikan untuk proyek yang lebih besar dan formal:
“Pitching is something you’ll need to do whenever you’re selling to buyers, face to face. Tendering is only recommended once you have more experience, and it’s typically for larger contracts.”
Dalam konteks tender, pitching dilakukan setelah calon penyedia dinyatakan lolos dalam tahap seleksi awal (pre-qualification). Biasanya, pitching dilakukan dalam bentuk presentasi, baik secara langsung (offline) maupun virtual. Di sinilah penyedia mempresentasikan ide, strategi, solusi, nilai tambah, dan keunggulan kompetitif mereka.
Pitching bukan hanya soal “menjual produk”, tapi juga soal membangun kepercayaan, menunjukkan kapabilitas, dan menciptakan hubungan profesional jangka panjang.
Persiapan yang Harus Dilakukan Sebelum Pitching
Salah satu kunci sukses dalam pitching tender adalah persiapan yang matang. Berikut ini beberapa hal yang harus Anda siapkan sebelum proses pitching dimulai:
1. Pemahaman Mendalam tentang Kebutuhan Klien
Lakukan riset terhadap calon klien: industri, tantangan utama mereka, kompetitor, dan ekspektasi terhadap proyek. Anda bisa menggunakan pendekatan analisis SWOT atau framework kebutuhan bisnis.
Analisis SWOT sendiri adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi empat elemen utama dalam suatu organisasi, proyek, atau individu: Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), Threats (Ancaman).
Tujuannya adalah untuk memahami kondisi internal dan eksternal yang memengaruhi kinerja agar bisa merancang strategi yang tepat.
2. Proposal Teknis dan Komersial
Proposal biasanya dibagi menjadi dua bagian: teknis (gambaran kerja, metode, deliverables, timeline, target audience) dan komersial (biaya, nilai tambah, syarat pembayaran). Pastikan proposal Anda tidak hanya menjawab kebutuhan teknis, tapi juga memberi nilai kompetitif secara harga.
3. Profil Perusahaan dan Portofolio
Sertakan profil perusahaan, tim pelaksana proyek, dan portofolio proyek serupa yang pernah Anda tangani. Ini penting untuk membangun kredibilitas dan kepercayaan. Jika masih ada waktu, Anda bisa melakukan pencocokan bisnis yang sudah pernah Anda handle lalu dikaitkan dengan bisnis yang saat ini sedang melakukan proses pitching
4. Simulasi Presentasi
Latih presentasi Anda dengan tim. Simulasikan pertanyaan yang mungkin muncul dari pihak klien, dan siapkan jawaban yang meyakinkan.
5. Alat Bantu Visual
Gunakan presentasi visual yang profesional, dengan tampilan slide yang menarik namun tetap informatif. Hindari overload informasi, fokus pada hal yang relevan dan berdampak. Secara umum, calon klien lebih senang dengan presentasi bentuk visual (diagram, hasil nyata, tabel dsb) dengan pengukuran yang jelas (bisa menggunakan skala, persentase, ataupun output nyata hasil dari proses yang dilakukan)
Langkah-Langkah dalam Proses Pitching Tender
Proses pitching tender umumnya terdiri dari beberapa tahapan yang harus dilalui oleh vendor atau penyedia jasa/barang. Berikut adalah urutan langkah yang umum dilakukan:
1. Menerima dan Menganalisis Dokumen Tender (TOR atau RFP)
Langkah awal adalah membaca dengan cermat Term of Reference (TOR) atau Request for Proposal (RFP) dari pemberi tender. Ini penting untuk memastikan bahwa semua persyaratan dapat dipenuhi.
2. Menyusun Proposal
Tim Anda akan menyusun proposal berdasarkan poin-poin penting yang disampaikan dalam dokumen tender. Proposal ini mencerminkan pemahaman Anda terhadap proyek dan solusi yang ditawarkan.
3. Presentasi Pitching
Biasanya dilakukan secara tatap muka atau daring. Di sinilah Anda menyampaikan ide, pendekatan kerja, metode pelaksanaan proyek, dan keunggulan perusahaan Anda dibandingkan pesaing.
4. Tanya Jawab dan Klarifikasi
Tim dari klien atau pemberi tender akan mengajukan pertanyaan untuk menguji kesiapan Anda. Ini bisa berupa pertanyaan teknis, manajerial, atau terkait anggaran.
5. Penilaian dan Keputusan
Setelah pitching, pemberi tender akan menilai berdasarkan kriteria tertentu seperti kualitas solusi, pengalaman vendor, efisiensi biaya, hingga potensi risiko. Tim procurement atau tim evaluasi akan melakukan scoring.
Baca Juga: Kesulitan Mengatur Pengeluaran Perusahaan? Alternatif Kartu Kredit Corporate Bisa Jadi Solusinya
Strategi Khusus dalam Menangani Calon Klien saat Pitching
Pitching bukan hanya tentang menjelaskan solusi Anda, tapi juga bagaimana Anda memposisikan diri sebagai mitra strategis klien yang memiliki rasa empati besar untuk membantu kekurangan dari klien. Berikut ini beberapa rangkaian strategi umum yang bisa Anda gunakan. Sebagai catatan, untuk pembuatan strategi dapat dispesifikasi kembali tergantung jenis bisnis perusahaan.
1. Tunjukkan Empati Bisnis
Alih-alih hanya bicara teknis, tunjukkan bahwa Anda memahami “rasa sakit” (pain points) bisnis mereka. Buat mereka merasa bahwa Anda hadir untuk menyelesaikan masalah mereka, bukan sekadar menjual jasa.
2. Fokus pada Nilai Tambah
Klien ingin tahu apa yang membuat Anda berbeda dari pesaing. Apakah Anda punya metode kerja yang lebih efisien? Teknologi pendukung yang lebih canggih? Jaringan mitra yang kuat? Tunjukkan itu secara konkret.
3. Sampaikan Studi Kasus Relevan
Berikan contoh nyata dari proyek serupa yang pernah Anda kerjakan. Sampaikan hasil, dampak, dan bagaimana Anda mengatasinya. Ini memberikan kepercayaan bahwa Anda bisa menangani proyek dengan baik.
4. Personalisasi Konten Pitching
Jangan gunakan pitch template yang sama untuk semua klien. Personalisasi konten dan pendekatan Anda berdasarkan karakter dan kebutuhan masing-masing klien.
5. Bangun Chemistry
Relasi interpersonal tetap penting dalam proses pitching. Jaga bahasa tubuh, intonasi, dan gunakan bahasa yang profesional namun tetap mudah dipahami.
Kesalahan yang Sering Terjadi saat Pitching
Beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh tim pitching bisa mengurangi peluang menang dalam tender. Hindari hal-hal berikut ini:
1. Tidak Membaca TOR dengan Teliti
TOR adalah dokumen kunci yang menjadi dasar kebutuhan proyek. Melewatkan satu bagian penting saja bisa membuat proposal Anda langsung didiskualifikasi.
2. Fokus Terlalu Banyak pada Produk, Kurang pada Solusi
Klien bukan ingin tahu spesifikasi produk Anda, tapi bagaimana produk atau jasa Anda bisa menyelesaikan masalah mereka.
3. Waktu Presentasi Tidak Dikelola
Waktu pitching sangat terbatas. Jangan sampai Anda habiskan terlalu lama di awal dan terburu-buru di akhir. Latih manajemen waktu presentasi.
4. Data Tidak Valid atau Berlebihan
Memberikan data fiktif atau terlalu melebih-lebihkan bisa menjadi bumerang jika dicek ulang oleh klien. Gunakan data dan informasi yang relevan, akurat, dan bisa diverifikasi.
5. Tidak Menindaklanjuti (Follow-Up)
Setelah pitching selesai, jangan tinggal diam. Kirim email terima kasih, ringkasan presentasi, dan kesiapan untuk menjawab pertanyaan lanjutan.
Baca Juga: Dokumen Tender: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya Agar Lebih Efisien
Pitching Tender Butuh Strategi, Bukan Sekadar Presentasi
Pitching tender bukan sekadar menunjukkan portofolio atau proposal. Ini adalah panggung untuk menunjukkan seberapa dalam Anda memahami bisnis klien, seberapa kuat solusi yang Anda tawarkan, dan seberapa profesional Anda sebagai mitra kerja.
Dengan persiapan matang, pendekatan yang empatik, dan komunikasi yang jelas, peluang Anda untuk memenangkan tender bisa meningkat secara signifikan. Terapkan strategi dan hindari kesalahan umum agar setiap pitching menjadi langkah pasti menuju proyek besar berikutnya.
Jika Anda sedang mencari solusi pengelolaan keuangan bisnis yang efisien untuk mendukung kelancaran proyek dan pitching tender, pertimbangkan platform seperti Jack solusi keuangan komprehensif untuk perusahaan modern di Indonesia.
Gunakan Jack Untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Dokumen tender adalah aspek vital dalam dunia bisnis pengadaan. Tidak hanya soal isi dokumen, tapi juga bagaimana perusahaan mengatur segala proses keuangan terkait tender secara efisien.
Dengan memanfaatkan layanan modern dari itsjack.com, seperti corporate card, reimbursement digital, dan Pay by Card, perusahaan bisa lebih gesit, transparan, dan kompetitif dalam setiap proses tender.
Cari Tahu Lebih Lanjut Tentang Jack. Daftar Sekarang!
Jika Anda adalah seorang manajer keuangan, kepala divisi pengadaan, atau pemilik bisnis yang sering mengikuti tender, kini saatnya beralih ke solusi modern dari Jack untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi tim Anda.
