By Bagi bisnis yang menangani beragam produk dan bekerja dengan banyak supplier, purchase order menjadi dokumen wajib. Dokumen ini dapat melindungi hak dan kewajiban sesuai kesepakatan antara dua pihak.
Lantas, apa saja manfaat penting purchase order bagi perusahaan? Simak ulasan selengkapnya mulai dari definisi, manfaat, cara kerja, hingga tips membuat purchase order yang efektif.
Definisi Purchase Order
Dikutip dari Spendesk, purchase order (PO) adalah suatu dokumen yang digunakan perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari supplier. Penulisan dokumen ini berasal dari pihak pembeli.
Secara mendasar, PO berisi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk kuantitas, harga, persyaratan pengiriman, dan syarat pembayaran.
Ketika pembeli dan supplier sudah menandatangani dokumen purchase order, maka perjanjian di antara keduanya telah sah dan mengikat secara hukum. Maka, bisa dikatakan bahwa dokumen PO memiliki kekuatan hukum sebagai bukti jika terjadi pelanggaran.
Jenis-jenis Purchase Order
Sebagai dokumen perjanjian antara pembeli dan supplier, PO bisa dibuat dalam beberapa jenis yaitu:
1. Standard Purchase Order (PO)
Jenis yang pertama, PO dalam bentuk standar merupakan jenis yang paling banyak digunakan. PO jenis ini memerlukan informasi yang lebih spesifik dibandingkan ketiga jenis PO lainnya karena umumnya dipakai hanya untuk pesanan satu kali atau tidak untuk pemesanan dengan kontrak jangka panjang.
Semisal perusahaan membeli furnitur untuk ruang kantor, maka PO standar yang akan digunakan. Karena umumnya pemakaian furnitur tidak akan berganti dalam waktu dekat, supplier akan menyediakan barang untuk sekali pengiriman saja.
2. Planned Purchase Order (PPO)
PPO atau purchase order terencana mencakup tingkat detail informasi yang sama dengan PO standar, tetapi tanggal dan lokasi pengirimannya belum ditentukan. Biasanya, waktu pengiriman hanya ditulis berupa perkiraan saja, semisal antara tanggal 1 – 10 Juni 2023.
Perusahaan memakai PPO untuk memesan barang yang butuh restock dalam jangka waktu tertentu. Karena itu, PPO fungsinya sebagai acuan bagi supplier untuk mengantisipasi adanya pesanan di waktu mendatang.
3. Blanket Purchase Order (BPO)
BPO terkadang disebut juga dengan istilah “standing order”. PO jenis ini berfungsi sebagai dokumen kesepakatan antara pembeli dan supplier di mana kuantitas pesanan tidak tercantum. Meskipun begitu, detail pengiriman berupa lokasi dan waktu sudah ditentukan.
Suatu bisnis bisa menggunakan BPO untuk memesan barang seperti kertas printer. Jumlah barang untuk pemesanan selanjutnya akan sulit diprediksi karena stok kertas tidak selalu habis dalam jumlah sama untuk setiap jangka waktu pemakaian.
Dalam situasi semacam itu, bisnis dapat menyiapkan dokumen BPO. Namun karena supplier berisiko tidak bisa memenuhi jumlah pemesanan karena adanya unsur ketidakpastian, biasanya pembelian dengan mekanisme BPO akan membatasi jumlah maksimum barang yang bisa dipesan.
4. Contract Purchase Order (CPO)
CPO paling ideal digunakan untuk kerja sama jangka panjang, artinya PO jenis ini pas menjadi pilihan bisnis yang sudah memiliki supplier langganan.
Dibanding jenis PO lainnya, CPO sifatnya paling fleksibel. Pembeli dan supplier dalam menegosiasikan serangkaian persyaratan semisal permintaan diskon sekian persen. Isi CPO juga tidak mendetail terkait daftar, jumlah, harga, maupun tanggal pengiriman.
Satu-satunya yang wajib ada dalam CPO adalah persyaratan hukum di antara kedua pihak.
Alasan Mengapa Purchase Order Penting bagi Perusahaan
Dalam proses pengadaan barang, dokumen purchase order sangat penting dan menjadi keharusan karena alasan-alasan berikut:
1. Meminimalkan risiko kesalahan
Penggunaan PO membantu menghindari kesalahan pesanan, pengiriman yang tidak tepat, dan kelebihan stok. Risiko kesalahan tersebut dapat dihindari dengan memastikan dokumen PO mencakup persyaratan dan spesifikasi barang atau layanan yang jelas.
Mungkin saja terjadi salah penafsiran antara pembeli dan supplier terkait pesanan yang dilakukan lewat telepon. Karena itu, selalu jadikan dokumen purchase order sebagai rujukan saat melakukan pemesanan.
2. Meningkatkan transparansi
PO memberikan transparansi dalam proses pengadaan dengan menyediakan catatan terperinci tentang setiap transaksi pembelian. Detail seperti harga, kuantitas, dan spesifikasi produk dicatat dengan jelas dalam dokumen PO, sehingga semua pihak terkait memiliki kejelasan tertulis mengenai barang yang harus dikirim ke pembeli.
3. Memberikan perlindungan hukum
Seperti yang sudah disebutkan, perjanjian yang dibuat dengan dokumen purchase order berlaku sah secara hukum. PO bisa menjadi bukti tertulis mengenai persetujuan pembelian, harga, dan syarat-syarat lainnya dan dapat dijadikan dasar dalam menyelesaikan sengketa.
4. Mengontrol pengeluaran
Kontrol anggaran menjadi lebih maksimal dengan adanya dokumen purchase order. Dokumen ini bisa membantu mengalokasikan dana dan membatasi pengeluaran hanya untuk pesanan yang sah, sehingga menghindari adanya penyelewengan dalam pengadaan barang.
Dengan adanya catatan tertulis yang jelas untuk setiap pesanan, perusahaan dapat melacak pengeluaran, memonitor anggaran, dan menghindari pengeluaran yang tidak direncanakan.
Apa Beda Purchase Order dan Invoice?
Purchase order dan invoice merupakan dua dokumen berbeda namun terlibat dalam satu proses yang sama. PO sebagai dokumen permintaan dari pembeli yang merinci dengan jelas terkait barang pesanan. Jadi jika ada pertanyaan, “Siapa yang mengeluarkan PO?”, maka jawabannya adalah dari pembeli itu sendiri.
Sedangkan invoice atau faktur sebagai penagihan pembayaran atas barang dan jasa dan dikeluarkan oleh penjual.
Karena itu, kedua dokumen ini terkait erat. Semisalnya jika ada kasus ketika tim keuangan meragukan validitas invoice, mereka bisa langsung mengacu pada dokumen purchase order dan mencocokkan detailnya.
Proses Pembuatan Purchase Order
Melihat posisinya sebagai pengikat yang sah di mata hukum, pembuatan dokumen purchase order bisa melewati proses panjang. Apalagi prosesnya sering kali melibatkan persetujuan dari beberapa tingkat manajemen. Belum lagi dengan adanya evaluasi supplier membuat prosesnya menjadi lebih panjang.
Karena itu semua pihak terkait perlu terlibat secara aktif. Bagaimana langkah-langkah pembuatan dokumen ini?
1. Pembeli memutuskan barang-barang yang akan dipesan
Pertama, perusahaan mulai mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang perlu dipesan ke supplier. Staf yang bertanggung jawab mulai menyusun draft PO yang mencakup rincian seperti deskripsi produk, jumlah, harga, dan persyaratan pengiriman.
2. Persetujuan dan verifikasi
PO kemudian diperiksa oleh semua stakeholder termasuk manajer purchasing. Proses ini memastikan pesanan sesuai dengan anggaran, persyaratan, dan kebijakan perusahaan. Setelah semua stakeholder memberikan persetujuan, dokumen PO mulai dikirim ke supplier.
3. Konfirmasi pesanan dan pembelian
supplier mengkonfirmasi pesanan, termasuk ketersediaan barang, harga final, dan jadwal pengiriman. Setelah itu, barang dikirimkan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam PO.
4. Konfirmasi penerimaan
Perusahaan menerima barang yang dikirimkan oleh supplier dan memeriksa kecocokan dengan dokumen PO. Beberapa hal yang harus diperiksa di antaranya kondisi dan jumlah barang.
Jika ada ketidaksesuaian dengan kesepakatan di PO, perusahaan dapat langsung mengkonfirmasi ke supplier.
5. Penagihan dan pembayaran
Setelah barang diterima, supplier mengirimkan faktur. Perusahaan lantas melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tertera di invoice.
Waktu pembayaran juga harus mengikuti kesepakatan dalam PO. Jadi, hak supplier juga dilindungi dengan adanya PO karena menghindari adanya keterlambatan pembayaran.
Apa Cara Terbaik untuk Membuat Purchase Order?
Automasi dan efisiensi adalah dua hal yang tidak terpisahkan. Automasi menjadi kunci efisien proses, mempercepat durasi pengerjaan terutama untuk pekerjaan repetitif seperti pembuatan dokumen.
Penggunaan software menjadi salah satu alat untuk automasi proses pembuatan PO. Beberapa merek software yang menyediakan fitur pemrosesan PO menggunakan variasi nama berbeda-beda, antara lain purchase order management, procurement management, dan supplier management software.
Namun fungsi berbagai pilihan software tersebut relatif sama berkaitan dengan pengadaan barang dan menggunakan teknologi AI-powered. Artinya, fitur otomatisasi menjadi keunggulan utama sehingga kerja-kerja manual bisa mulai dikurangi, termasuk pembuatan dokumen PO.
Berikut beberapa tips untuk memaksimalkan penggunaan software dalam proses pembuatan purchase order:
1. Buat template pesanan pembelian
Robot bekerja lebih cepat dari manusia, waktu yang dibutuhkannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan bisa menghemat waktu belasan hingga puluhan jam. Namun, supaya robot bisa melakukan perintah dengan akurat, data yang dimasukkan juga harus akurat.
Karena itu, pastikan data-data yang harus ada dalam purchase order sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan lalu jadikan sebagai template untuk pesanan-pesanan berikutnya. Setelahnya, perusahaan tidak perlu lagi membuat ulang PO secara manual dan bisa langsung mengirimkannya ke supplier.
2. Atur standar pesanan pembelian
Software invoicing bisa diatur untuk menilai apakah pesanan sudah sesuai dengan standar kebijakan dari perusahaan. Untuk itu, beberapa hal ini perlu di-input terlebih dahulu sebelum mengaktifkan fitur terkait:
- Batas jumlah pesanan
- Riwayat transaksi sebelumnya dengan supplier
- Siklus produksi
Misalkan pemesanan tidak sesuai kriteria, bot software akan menandai permintaan pembelian dan secara otomatis mengirimkannya ke tim purchasing untuk ditinjau ulang.
Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.
3. Integrasi data antara pembeli dan supplier
Perusahaan dapat meminta supplier untuk berbagai data terkait pembelian untuk mengintegrasikannya dengan data internal perusahaan. Dengan begitu, setiap transaksi bisa dilacak dan dikonfirmasi dengan lebih cepat dan mudah.
4. Berikan akses akun ke semua stakeholder
Persetujuan dokumen purchase order melibatkan berbagai pihak. Untuk mempercepat prosesnya, berikan akses login platform ke pihak-pihak yang berwenang dalam memberi persetujuan.
Dari satu platform itu, mereka bisa langsung meninjau dan memverifikasi kelengkapan isinya. Hal ini jelas lebih efisien dibanding menyerahkan dokumen kertas cetak secara bergiliran untuk ditandatangani.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Penggunaan teknologi memberikan peluang baru bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan dan beradaptasi dengan cepat. Dengan memanfaatkan kekuatan otomatisasi yang ditawarkan berbagai software untuk pemrosesan PO, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, memperluas pasar, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Bagi perusahaan yang ingin melakukan transformasi digital, PO software akan menjadi penggerak utama. Pelan-pelan, setiap pekerjaan yang repetitif bisa mulai diambilalih teknologi ini, mulai dari sistem payroll, hingga pembuatan dokumen seperti purchase order.
