By Masih banyak perusahaan yang mengelola reimbursement karyawan secara manual mulai dari pengumpulan struk kertas, pengisian formulir, hingga proses approval yang panjang dan berlapis. Masalahnya, sistem ini sering kali lambat, rawan kesalahan, dan membuat frustrasi baik bagi karyawan maupun tim keuangan.
Ketika pengajuan ditolak karena kesalahan kecil, atau pencairan tertunda hingga berminggu-minggu, produktivitas bisa terganggu. Padahal, reimbursement seharusnya menjadi proses sederhana yang mendukung kebutuhan kerja karyawan, bukan malah menjadi beban administratif.
Di sinilah pentingnya solusi reimbursement karyawan yang modern sistem yang tidak hanya cepat dan efisien, tetapi juga transparan dan mudah dilacak oleh semua pihak yang terlibat.
Apa Itu Reimbursement?
Secara definisi, reimbursement adalah penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan atau dinas atas nama perusahaan. Menurut KBBI, reimbursement merupakan “penggantian uang yang telah dikeluarkan lebih dulu oleh seseorang”.
Contoh sederhananya: saat seorang karyawan membayar biaya tiket pesawat untuk perjalanan dinas, maka ia berhak mengajukan reimbursement kepada perusahaan.
Setiap perusahaan biasanya menetapkan persyaratan umum, seperti:
- Melampirkan bukti pembayaran (nota, invoice, tiket)
- Pengajuan dilakukan maksimal dalam periode tertentu (misal 7 hari setelah pembelian)
- Biaya yang diajukan harus sesuai kebijakan dan disetujui oleh atasan
Jenis-Jenis Reimbursement di Perusahaan
Dalam praktiknya, reimbursement dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa kategori berikut:
1. Perjalanan Bisnis/ Dinas
Penggantian biaya akomodasi, transportasi, konsumsi, dan kebutuhan selama dinas luar kota atau luar negeri.
2. Reimbursement Kesehatan
Biasanya berupa biaya berobat yang tidak ditanggung oleh BPJS atau asuransi, seperti vitamin, obat ringan, atau konsultasi pribadi.
3. Peralatan dan Operasional
Meliputi pembelian barang-barang kecil yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan, seperti alat tulis kantor, headset, atau perangkat IT ringan.
4. Biaya Pelatihan
Jika karyawan mengikuti seminar, pelatihan, atau sertifikasi yang disetujui oleh perusahaan, biayanya bisa di reimbursement.
5. Kendaraan dan Transportasi Pribadi
Termasuk bensin, tol, parkir, atau bahkan klaim jarak tempuh dengan kendaraan pribadi berdasarkan kebijakan internal.
Apa Saja yang Bisa Direimbursement oleh Karyawan?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda, tapi secara umum, hal-hal berikut sering masuk dalam kategori yang bisa direimbursement:
- Tiket transportasi (pesawat, kereta, taksi, atau ride-hailing)
- Penginapan selama perjalanan dinas
- Makan dan minum (dengan plafon tertentu)
- Biaya parkir dan tol
- Alat kerja (mouse, kabel charger, alat tulis)
- Biaya berobat ringan
- Pelatihan eksternal atas persetujuan atasan
- Konsumsi rapat / pembelian keperluan proyek
Penting bagi karyawan untuk mengetahui apa saja yang bisa dan tidak bisa direimbursement, agar pengajuan tidak ditolak di kemudian hari.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat SOP Reimbursement Perusahaan dengan Tepat
Simulasi & Sistem Pengajuan Reimbursement
Secara umum, proses reimbursement di perusahaan dimulai ketika seorang karyawan terlebih dahulu mengeluarkan biaya untuk keperluan pekerjaan misalnya pembelian tiket perjalanan dinas, alat kerja, atau biaya konsumsi saat rapat eksternal.
Setelah itu, karyawan akan mengisi formulir pengajuan reimbursement yang disediakan oleh perusahaan dan melampirkan bukti transaksi seperti nota, invoice, atau tiket. Pengajuan ini kemudian dikirimkan kepada atasan langsung untuk diverifikasi dan disetujui.
Setelah mendapatkan approval dari atasan, dokumen akan diteruskan ke tim keuangan atau finance untuk direview kembali dan kemudian diproses untuk pencairan dana ke rekening karyawan.
Beberapa Skema Reimbursement yang Umum Digunakan:
1. Berdasarkan Jarak Tempuh
Misalnya: 1 km = Rp 2.000. Jika karyawan menggunakan kendaraan pribadi untuk perjalanan dinas sejauh 20 km, maka reimburse yang diajukan = Rp 40.000.
2. Skema Per Diem (Uang Harian)
Perusahaan menetapkan standar uang harian untuk dinas. Misalnya: Rp 500.000 per hari (sudah mencakup makan, transport lokal, dan konsumsi).
3. Reimbursement Pembelian Peralatan Kerja
Contoh: Karyawan membeli mouse senilai Rp 150.000 untuk keperluan kerja WFH. Setelah disetujui oleh atasan, biaya akan diganti lunas sesuai struk.
4. Reimbursement Biaya Kesehatan
Misalnya: Karyawan sakit ringan dan membeli obat di apotek seharga Rp 90.000. Dengan melampirkan struk dan diagnosa ringan, pengajuan dapat diproses sesuai kebijakan HR.
Hambatan Umum dalam Mengelola Reimbursement Karyawan
Meskipun terdengar sederhana, proses reimbursement sering kali rumit dalam praktik. Beberapa kendala yang umum terjadi:
- Struk Hilang – Karyawan lupa menyimpan bukti pembelian
- Proses Approval Lambat – Terhambat di meja atasan yang sibuk
- Ketidaksesuaian Format Pengajuan – Tidak sesuai SOP, menyebabkan revisi berulang
- Tidak Ada Tracking – Sulit memantau status pengajuan secara real-time
- Potensi Konflik – Ketika pengajuan ditolak tanpa penjelasan yang jelas
Masalah-masalah di atas dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan memperlambat proses kerja internal.
Solusi Reimbursement Karyawan yang Efisien dan Modern
Agar proses reimbursement lebih mudah, cepat, dan bebas konflik, banyak perusahaan mulai beralih ke solusi digital. Sistem ini memungkinkan:
- Pengajuan via aplikasi (tanpa perlu kertas atau Excel)
- Upload bukti transaksi langsung dari HP
- Approval otomatis berbasis alur hierarki
- Notifikasi status real-time ke karyawan
- Laporan terstruktur bagi tim HR dan Finance
Tools dan Aplikasi yang Bisa Digunakan:
Jack Reimbursement (by itsjack.com)
Saat memilih platform reimbursement, pastikan solusi tersebut:
- Terintegrasi dengan sistem HR atau payroll
- Memiliki fitur approval berjenjang
- Menyediakan histori pengajuan untuk audit dan laporan
Reimbursement bukan sekadar proses administratif, melainkan bentuk dukungan perusahaan terhadap produktivitas dan kenyamanan karyawan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi sistem reimbursement yang digunakan saat ini.
Dengan menerapkan solusi reimbursement karyawan yang digital dan terintegrasi, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga membangun kepercayaan dan transparansi di lingkungan kerja.
Gunakan Jack Untuk Kebutuhan Bisnis Anda
