By Kartu utang perlu dipahami oleh para pengguna sebagai bagian yang sangat penting untuk melakukan pengelolaan utang usaha yang sedang dilakukan. Bagi para pengusaha tentunya harus mengetahui cara yang dapat diterapkan dalam membuat kartu utang ini supaya nantinya tidak menimbulkan kerugian yang cukup fatal.
Utang tentunya mempunyai konotasi yang negatif akan tetapi utang ini memiliki peranan yang sangat penting dalam menunjang perkembangan usaha.
Lihat Bagaimana Jack Dapat Membantu Perusahaan Anda
Bahkan hampir dari seluruh negara sudah mempunyai utang yang dapat dimanfaatkan untuk menggenjot kenaikan pertumbuhan ekonomi di setiap negaranya sehingga bagi para pelaku usaha tentunya tidak akan luput dengan yang namanya utang.
Apa Itu Kartu Utang?
Kartu utang merupakan salah satu bagian dalam sistem pencatatan transaksi keuangan ataupun akuntansi dari sebuah perusahaan atau yang lebih dikenal sebagai buku besar pembantu utang.
Sebagai pembantu tentunya untuk dokumen yang satu ini memiliki peranan yang sangat penting sebagai perluasan ataupun perpanjangan dari adanya buku besar yang umumnya bisa melakukan pencatatan keseluruhan transaksi keuangan untuk periode waktu tertentu.
Adanya kartu utang ini merupakan buku besar pembantu yang akan memuat daftar dari semua kreditor sebagai pihak yang memberikan kredit, utang ataupun pinjaman.
Pada saat sebuah usaha hanya mempunyai segelintir kredit tertentunya bisa saja apabila hendak memisahkan akun utang usaha pada setiap kreditor di buku besar akan tetapi dengan banyaknya kreditor tentunya buku besar akan memuat informasi banyak catatan ataupun dokumen sehingga membuatnya terasa tidak praktis dan bahkan membingungkan.
Fungsi Kartu Utang
Apa itu kartu utang dagang adalah dokumen yang dapat dimanfaatkan dalam melakukan pencatatan transaksi pembelian secara kredit dan terdapat informasi lengkap dari pihak kreditur seperti halnya supplier dan vendor.
Dalam mempersiapkan kartu utang ini tentunya terdapat sejumlah hal yang perlu diperhatikan supaya tidak menimbulkan kesalahan untuk proses pencatatan setiap hutang yang dimiliki.
Fungsi dari penggunaan kartu utang ini guna membantu dalam mengontrol internal serta audit dari akun dengan cara melihat saldo setiap kreditor, menyusun laporan saldo terutang, memastikan tidak terdapat kekeliruan dalam pencatatan saldo di akun buku besar, penyusunan laporan biaya yang memang belum dibayarkan pada setiap kreditor serta memudahkan untuk melakukan pelacakan terhadap Pembayaran utang.
Supaya dari kartu utang tersebut memiliki fungsi yang berjalan dengan baik tentunya terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menjadikan laporan tersebut lebih valid.
Lihat Bagaimana Jack Dapat Membantu Perusahaan Anda
Langkah Memanfaatkan Kartu Utang
Dalam memanfaatkan apa itu kartu utang tentunya terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan. Adapun untuk langkah dalam menggunakan kartu utang sebagai berikut:
• Mempersiapkan dokumen transaksi yang nantinya akan dibutuhkan seperti halnya memo kredit, faktur pembelian, serta kuitansi pengeluaran kas.
• Di langkah berikut ini dengan membuat satu kartu utang untuk setiap kreditor berbeda supaya lebih memudahkan untuk proses pencatatannya. Dalam pembuatan kartu utang ini tentunya harus menentukan termin pembayaran, pajak yang harus dibayarkan, serta denda atas pembayaran yang terlambat.
• Melakukan pencatatan transaksi atas pembelian yang dilakukan secara kredit pada jurnal pembelian serta pengeluaran kas.
• Memeriksa keabsahan dari dokumen transaksi yang telah digunakan dan memastikan bahwasanya dokumen transaksi tersebut sudah mendapat persetujuan dari bagian pembelian serta faktur dilakukan pengecekan silang dengan membuat laporan penerimaan barang.
• Pastikanlah dari data utang di dalam kartu utang dapat disesuaikan dengan data yang dimuat dalam dokumen transaksi dan pastikan jangan sampai jumlah utangnya tersebut tertukar dengan pihak lainnya.
• Memastikan bahwasannya informasi secara detail dalam dokumen transaksi yang telah memuat nama kreditor, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta tanda transaksi yang dilakukan.
• Selalu melakukan pemeriksaan terhadap saldo utang serta Pembayaran utang yang disesuaikan terhadap tanggal jatuh temponya.
• Membuat laporan saldo terutang serta biaya yang belum pernah dibayarkan untuk setiap kreditor.
• Memanfaatkan kartu utang untuk melakukan kontrol secara internal serta audit akun hingga memastikan bahwasanya tidak terdapat kekeliruan dalam penggunaan saldo pada akun buku besar.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Catatan Transaksi Kartu Utang
1. Keabsahan Dokumen
Terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan ketika melakukan pembuatan catatan transaksi apa itu kartu utang. Pada dokumen yang telah digunakan untuk menunjang kegiatan transaksi harus dipastikan terlebih dahulu validitasnya.
Misalnya pada bagian pembelian semestinya telah dipastikan untuk mendapatkan persetujuan faktor pembelian, selain itu juga faktur haruslah dilakukan pengecekan silang dengan membuat laporan penerimaan barang.
Dari adanya keabsahan dokumen itulah akan dijadikan sebagai sumber untuk pembuatan penyusunan kartu utang yang harus dilakukan pemeriksaan secara seksama.
2. Ketepatan Data Utang
Laporan yang telah tertera di dalam kartu utang seharusnya sama dengan yang ada pada data dokumen transaksi tersebut. Seperti misalnya faktur pembelian pada satu pihak kreditor tentunya tidak boleh tertukar dengan pihak lainnya.
Perlu dipahami bahwasanya jumlah utang yang telah tercatat pada kartu tentunya juga harus disesuaikan dengan dokumen transaksinya. Sehingga nantinya tidak menimbulkan kesalahan pada pembuatan data yang dimasukkan dalam buku besar.
3. Informasi Secara Detail
Pada bagian buku besar pembantu untuk utang dagang ini telah menyajikan adanya informasi secara detail terkait utang yang dimiliki oleh perusahaan yang bersangkutan.
Dengan demikian data dokumen transaksi haruslah dipastikan memuat adanya rincian informasi supaya nantinya memberikan kemudahan dalam proses penyusunan laporan seperti halnya tanggal transaksi, nama kreditor, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
4. Format Kartu Utang
Dari setiap perusahaan tentunya mempunyai kebutuhan serta kebijakan bisnis yang berbeda-beda. Hal ini dikarenakan untuk format kartu utang yang telah digunakan pun juga bisa berlainan dari setiap masing-masing perusahaan.
Akan tetapi perlu diperhatikan bahwasanya kartu utang ini biasanya memuat Informasi seperti halnya nama kreditor, nomor rekening, tanggal transaksi, kolom debit dan kredit, keterangan, serta adanya saldo utang. Dengan begitu dalam pembuatan apa itu kartu utang tentunya harus menyesuaikan format yang diberlakukan supaya lebih mudah dalam membaca buku besar tersebut.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
