By Jangan berpikir bahwa kerugian dalam bisnis selalu disebabkan oleh penjualan yang sepi. Penyelewengan kas perusahaan juga bisa menjadi penyebab utama tidak langgengnya suatu bisnis. Inilah mengapa proses reconciliation atau rekonsiliasi menjadi sangat penting.
Apalagi dengan mulai ramainya adopsi teknologi dan tools canggih, banyak perusahaan memiliki volume data yang kian membesar dalam waktu singkat. Begitu pula data keuangan yang bisa datang dari berbagai sumber dan platform, sehingga para pemilik bisnis punya tantangan untuk memastikan bahwa data keuangan mereka konsisten dan dapat dipercaya.
Sebenarnya, apa itu rekonsiliasi dan seberapa pentingnya bagi kelangsungan bisnis?
Apa itu Rekonsiliasi?
Rekonsiliasi adalah proses akuntansi yang membandingkan dua set catatan untuk memeriksa dan mencocokkan data keuangan internal perusahaan dengan sumber data eksternal, seperti laporan keuangan, catatan penjualan, atau laporan keuangan lainnya.
Pemeriksaan ini untuk memastikan apakah setiap angka benar, konsisten, dan lengkap sehingga meningkatkan keakuratan laporan keuangan. Rekonsiliasi juga dapat membantu perusahaan mencegah kecurangan seperti laporan fiktif atau penyelewengan kas.
Bagaimana Cara Perusahaan Melakukan Rekonsiliasi?
Tidak ada metode khusus untuk melakukan rekonsiliasi, tetapi prinsip dasarnya adalah perusahaan membandingkan catatan internal dengan catatan eksternal. Beberapa hal yang harus diperiksa antara lain pembayaran dan deposito, laporan bank untuk semua arus keluar dan arus kas masuk, serta mencatat biaya yang harus dibayar.
Meskipun tidak ada cara khusus, Investopedia menyebut konsep rekonsiliasi sebenarnya telah diterapkan dalam metode double-entry accounting yang merupakan prinsip dasar dalam akuntansi.
Sistem double-entry atau pembukuan ganda menggunakan aturan yang mengharuskan setiap transaksi keuangan dicatat dalam dua akun, yakni akun kredit dan akun debit. Prinsip ini berlandaskan pada konsep bahwa setiap transaksi memiliki dampak pada setidaknya dua sisi keuangan perusahaan.
Sisi kredit memperlihatkan pendapatan atau sumber dana yang masuk, sedangkan sisi kredit mencatat pengeluaran. Untuk menjaga keseimbangan antara aset, kewajiban, dan ekuitas, kedua sisi harus sama atau balance.
Misalnya, jika sebuah bisnis mengambil pinjaman sebesar Rp100 juta, maka kolom debit akan mencatat nominal tersebut ke akun kas di kolom debit dan nominal yang sama juga dicatat ke akun utang di kolom kredit. Artinya, kas dan utang sekarang meningkat dengan jumlah yang sama.
Mengapa Rekonsiliasi Penting?
Bagi yang bekerja di bidang keuangan, rekonsiliasi biasanya wajib untuk dilakukan. Namun jika tidak, sebagian besar bisnis akan tetap memilih untuk melakukannya karena manfaatnya yang sangat besar, yaitu:
1. Melacak pengeluaran
Ada beberapa jenis bisnis yang terlibat dengan banyak supplier atau vendor. Bisnis seperti ini mungkin membayar banyak tagihan setiap harinya. Namun, bisa saja pembayaran tidak tercatat di buku besar, atau pembayaran tidak sengaja ditransfer dua kali.
Kesalahan-kesalahan semacam itu bisa dilacak dengan adanya crosscheck antara data perusahaan dan supplier.
2. Menghindari masalah keuangan
Human error dalam pencatatan keuangan sangat mungkin terjadi. Namun jika menyangkut urusan bisnis, hal itu bisa bisa membawa kerugian. Dengan melakukan rekonsiliasi setidaknya setiap bulan, bisnis dapat melacak pendapatan dan pengeluaran dengan terperinci.
3. Mencegah kecurangan
Melalui rekonsiliasi, transaksi yang tidak sah atau curang dapat terungkap. Dengan rutin membandingkan berbagai catatan keuangan seperti laporan bank, transaksi internal, dan dokumen pendukung lainnya, perusahaan dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian, sehingga meminimalkan peluang terjadinya penyelewengan dana atau kecurangan.
Jenis-jenis Rekonsiliasi
Masing-masing jenis rekonsiliasi ini memiliki tujuan dan prosedur yang khusus, tetapi semuanya bertujuan untuk memastikan keakuratan dan konsistensi data yang tercatat. Berikut perbedaan keduanya:
1. Rekonsiliasi Pribadi
Rekonsiliasi bisa dilakukan untuk kebutuhan pribadi dan hal ini mungkin saja sudah banyak dilakukan orang. Semisal seseorang membandingkan cek tertulis, tanda terima debit, dan tanda terima kartu kredit dengan laporan dari bank.
Dengan melakukan crosscheck, pemilik akun bisa memastikan bahwa lembaga keuangan tidak melakukan kesalahan dalam catatan keuangan miliknya atau apakah ada indikasi pembobolan kartu oleh orang lain.
2. Rekonsiliasi Bisnis
Rekonsiliasi menjadi kewajiban bagi bisnis apapun. Perusahaan harus merekonsiliasi catatan akuntansi mereka untuk mencegah kesalahan dalam neraca, terlebih lagi untuk mendeteksi jika ada potensi kecurangan.
Biasanya, perusahaan melakukan rekonsiliasi neraca setiap bulan setelah proses penutupan buku akhir bulan sebelumnya. Beberapa rekonsiliasi diperlukan untuk memastikan bahwa arus kas masuk dan keluar sesuai antara laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.
Rekonsiliasi Bisa Menjadi Proses yang Sulit
Bagi akuntan, rekonsiliasi menjadi salah satu tugas yang sering kali membuat frustasi. Terlebih ada beberapa hal yang bisa membuat proses rekonsiliasi menjadi sangat sulit, di antaranya:
- Kurangnya pengawasan: kadang-kadang, transaksi pengeluaran atau penjualan dapat luput dari pencatatan di buku besar. Hal ini mungkin saja terjadi karena invoice hilang atau salah tempat dalam mencatat. Kelalaian seperti ini membuat pelacakan transaksi menjadi lebih sulit.
- Duplikasi pembayaran: pembayaran yang dilakukan dua kali di invoice yang sama merupakan masalah yang sering terjadi di banyak perusahaan, terlebih dalam proses yang masih berjalan manual sepenuhnya. Akibatnya, laporan kas pengeluaran internal bisa berbeda dengan catatan transaksi dari bank.
- Keterlambatan transaksi: Bank mungkin tidak bisa memproses transaksi pada hari yang sama, seperti pemrosesan cek karena perlu waktu untuk memverifikasi.
Hal ini bisa menyebabkan ketidaksesuaian antara catatan internal dan laporan bank. Semisal perusahaan mencatat pengeluaran cek pada tanggal 25 Mei. Namun karena ada keterlambatan dalam pemrosesan transaksi oleh bank, transaksi tersebut baru ter-input di laporan bank pada tanggal 28 Mei.
Tips Melakukan Rekonsiliasi Secara Efektif
Perusahaan tidak perlu melakukan rekonsiliasi secara manual karena sudah banyak pilihan software khusus untuk automated reconciliation. Umumnya software seperti ini menggunakan teknologi AI atau kecerdasan buatan yang bisa mengotomatiskan proses komparasi antara berbagai data set keuangan yang berbeda.
Penggunaan software menjadi cara cepat dan efektif untuk membandingkan buku besar, laporan bank, laporan keuangan, memverifikasi dokumentasi, dan yang terpenting dapat menyelidiki ketidaksesuaian secara otomatis.
Ada setidaknya 3 poin penting mengapa software rekonsiliasi menjadi pilihan ideal:
#1 Kecepatan proses tutup buku
Fitur otomatisasi jadi keunggulan utama, sehingga belasan hingga puluhan jam mungkin saja bisa dihemat perusahaan karena hilangnya proses rekonsiliasi manual. Dengan begitu, tentu saja perusahaan bisa melakukan tutup buku dengan lebih cepat.
#2 Peningkatan transparansi
Penggunaan software memungkinkan perusahaan untuk menjalankan rekonsiliasi dengan standar yang tinggi. Selama proses rekonsiliasi, menggunakan sistem otomatis akan memastikan setiap orang dalam tim memiliki pemahaman dan metode kerja yang sama.
Software juga berfungsi sebagai platform yang akan bisa diakses semua stakeholder dengan visibilitas yang jauh lebih baik tentang siapa melakukan apa dan kapan. Setiap transaksi tercatat dalam sistem, yang dapat dilihat oleh semua orang di tim finance.
#3 Meminimalkan human error
Rekonsiliasi otomatis bisa jadi solusi berjalannya sistem yang bebas kesalahan. Ketimbang mengecek berbagai file spreadsheet atau catatan kertas secara manual, alternatif terbaik tentu saja adanya software yang bisa mendeteksi anomali dalam hitungan detik.
Seperti perangkat lunak lain yang berkaitan dengan analisis data, tools rekonsiliasi juga khusus diprogram dengan pemodelan data analytics yang memungkinkan pengoperasian yang sangat presisi.
Misalnya, dengan teknik predictive analytics, perangkat memproses berdasarkan data historical untuk mengidentifikasi pola untuk kemudian membuat prediksi. Jika terdapat pola yang menunjukkan bahwa pada bulan-bulan tertentu terdapat perbedaan yang signifikan antara transaksi yang dicatat dalam sistem dan transaksi yang dicatat oleh bank, algoritma predictive analytics dapat mengidentifikasi pola ini.
Selanjutkan sistem akan memberikan notifikasi kepada pengguna untuk melakukan pemeriksaan lebih mendalam pada bulan-bulan yang serupa di masa depan.
Secara keseluruhan, rekonsiliasi memiliki peran penting dalam keuangan baik untuk individu maupun perusahaan. Dalam konteks personal, rekonsiliasi membantu memastikan akurasi dan keamanan keuangan kita, mencegah penipuan, dan memberikan gambaran keseluruhan tentang pengeluaran kita.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Sementara itu, dalam lingkungan bisnis, rekonsiliasi menjadi langkah kritis dalam mencegah kesalahan akuntansi, mendeteksi kecurangan, dan memastikan keseimbangan neraca.
