By Di era digitalisasi, bisnis di seluruh dunia mengalami perubahan besar dalam cara mereka beroperasi. Penggunaan iklan di online platform semakin meningkat dan penetrasi pasar semakin meluas.
Di sisi lain, lantaran iklan yang kini bertebaran dan dengan mudahnya menjangkau pengguna internet, mengkonversi mereka menjadi pembeli akan semakin sulit. Tidak selalu promosi besar-besaran berhasil membawa keuntungan secara langsung.
Karena itu, perusahaan perlu mengendalikan pengeluaran mereka tidak hanya dalam kegiatan pemasaran, tapi juga biaya-biaya operasional lain seperti gaji dan tunjangan karyawan, pembelian bahan baku, biaya sewa, maupun biaya IT dan teknologi.
Bagaimana strategi mengelola anggaran secara efektif? Kita bahas terlebih dahulu alasan di balik pentingnya strategi budgeting dan cara terbaik menjalankannya.
Mengapa Strategi Budgeting Sangat Penting bagi Perusahaan?
Budgeting atau penganggaran adalah proses mempersiapkan dan mengawasi dokumen keuangan untuk memperkirakan pendapatan dan pengeluaran untuk suatu periode. Bagi pemilik bisnis, eksekutif, maupun manajer, penganggaran menjadi keterampilan utama untuk memastikan perusahaan memiliki kecukupan sumber daya demi keberlangsungan bisnis secara jangka panjang.
Dikutip dari berbagai sumber, ada beberapa alasan mengapa budgeting sangat penting bagi bisnis:
1. Memastikan ketersediaan sumber daya
Pada intinya, fungsi utama budgeting adalah untuk memastikan suatu bisnis cukup dana dalam mencapai tujuan-tujuannya. Dengan merencanakan keuangan sedari awal, perusahaan dapat dengan jelas mengalokasikan anggaran hanya untuk tujuan-tujuan prioritas, sekaligus mengurangi porsi untuk aktivitas yang tidak memiliki urgensi tinggi.
2. Mengendalikan pengeluaran
Dengan budgeting yang terkonsep dengan baik, bisnis dapat mengendalikan pengeluaran dengan alokasi sesuai skala prioritas. Misalnya, perusahaan dapat menentukan seberapa banyak dana yang harus dikeluarkan untuk pemasaran dengan membaginya berdasarkan kecepatan dalam memberikan hasil, dana lebih besar untuk iklan berbayar dan lebih kecil untuk channel organik.
3. Bersiap menghadapi keadaan darurat
Selalu ada risiko tak terduga yang menghambat kelancaran perusahaan dalam berbisnis. Anggaran dapat membantu perusahaan menyisihkan dana untuk keadaan darurat sehingga jika sewaktu-waktu terjadi hal di luar prediksi, perusahaan tidak perlu kelabakan mengalihkan dana dari bagian lain.
Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.
Apa Saja Risiko Jika Perusahaan Tidak Memiliki Strategi Budgeting yang Baik?
Karena budgeting adalah bagian penting dari operasional suatu bisnis, kegagalan dalam melakukannya dengan benar dapat menimbulkan beberapa dampak negatif antara lain:
- Tidak memiliki dana darurat atau dana cadangan
- Ketidakmampuan untuk memperluas pasar baru
- Sulit mengamankan investasi
- Berpotensi tidak bisa membayar utang
- Mengurangi tingkat kepercayaan dari pelanggan dan mitra bisnis, karena kekacauan budgeting dapat tercermin dalam kualitas produk, layanan, maupun kebijakan perusahaan
Baca Juga: Kartu Kredit Korporat: Defenisi, Jenis, Keuntungan, dan Cara Kerja Kartu untuk Startup
Tips Menyusun Strategi Budgeting
1. Cek standar industri
Meskipun tidak semua bisnis sama, setidaknya ada standar pendapatan di industri terkait yang bisa ditelusuri lewat berita-berita di internet, hasil studi, atau wawancara langsung ke pemilik bisnis.
Dari situ, bisnis bisa memperkirakan persentase pendapatan yang akan diperoleh dan bagaimana alokasi untuk pemakaiannya, semisal untuk gaji karyawan maupun pembelian bahan baku ke supplier.
2. Evaluasi kembali anggaran secara berkala
Pertimbangkan untuk secara rutin mengevaluasi anggaran yang telah dibuat, misal setiap akhir bulan. Tim manajemen keuangan dapat membandingkan angka aktual di laporan keuangan dengan apa yang sebelumnya diperkirakan saat membuat anggaran.
Berdasarkan perbandingan tersebut, perusahaan dapat melihat kinerja atau kesehatan finansial dan kemudian merevisi anggaran sesuai kebutuhan.
3. Pertimbangkan kebutuhan jangka panjang
Perusahaan punya beberapa proyek yang persiapannya memakan bulanan hingga tahunan. Semisal, tujuan perusahaan adalah untuk mendapatkan kontrak pemerintah dalam dua tahun.
Hal tersebut merupakan tujuan jangka panjang dan perusahaan mungkin perlu menganggarkan biaya perekrutan yang besar atau penambahan bahan baku untuk memenuhi permintaan.
Masukkan perhitungannya ke dalam anggaran lebih awal sehingga perusahaan punya waktu lebih lama untuk mempersiapkan biaya alih-alih langsung berhutang.
4. Mencari pemasok dengan tawaran harga terbaik
Pemilik bisnis tidak perlu sungkan untuk mencari pemasok dengan tawaran harga terbaik demi menghemat pengeluaran. Pertimbangannya, kerja sama dengan supplier mungkin akan berlangsung untuk waktu yang lama, sehingga penting menjadikan harga bahan baku yang bisa disanggupi tidak hanya dalam sekali pembelian, tapi juga untuk transaksi-transaksi selanjutnya.
5. Manfaatkan software untuk otomatisasi manajemen anggaran
Ada berbagai pilihan perangkat lunak yang bisa dipakai bisnis untuk menjalankan manajemen anggaran secara otomatis. Penggunaan teknologi dapat meminimalkan risiko kesalahan manusia terutama bagi pekerjaan-pekerjaan yang repetitif seperti pencatatan akuntansi perusahaan.
Gunakan software yang juga bisa menggabungkan berbagai layanan atau platform sehingga fitur-fiturnya lebih lengkap. Biasanya perusahaan memilih software berbasis API atau Application Programming Interface yang fungsinya sebagai platform dengan layanan serbaguna. Berbagai fitur yang bisa dinikmati pengguna di antaranya:
- Penganggaran per departemen: dapat membagi anggaran berdasarkan departemen, divisi, atau pusat laba
- Kolaborasi: memberi akses ke lebih dari satu orang di perusahaan untuk mengerjakan proses perencanaan anggaran
- Mengevaluasi kinerja keuangan: memberi akses untuk melihat jumlah aktual dibandingkan jumlah yang dianggarkan
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Strategi budgeting yang dilakukan dengan benar akan berdampak sangat besar bagi keberhasilan suatu bisnis. Dengan adanya penyusunan anggaran yang strategis, bisnis dapat merencanakan dan mengelola sumber daya secara efektif, mengontrol pengeluaran, menetapkan tujuan bisnis yang jelas, dan membuat keputusan berdasarkan fakta.
Baca Juga: Transaksi Lebih Mudah, Otomatis dan Real Time dengan API Disbursement
Penggunaan software untuk manajemen anggaran akan menjadi poin plus karena berbagai manfaat yang bisa diperoleh mulai dari otomatisasi proses, kolaborasi tim yang lebih baik, dan analisis yang lebih mendalam.
