By Dalam menjalankan sebuah bisnis, salah satu fungsi penting yang sering kali luput dari perhatian publik adalah purchasing atau pengadaan. Padahal, divisi purchasing memiliki peran krusial dalam menjaga efisiensi biaya, kelancaran produksi, dan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Baca juga: Transaksi Lebih Mudah, Otomatis dan Real Time dengan API Disbursement
Bagi pemilik usaha maupun calon pengguna layanan keuangan bisnis seperti Jack Finance, memahami tugas dan skill purchasing akan membantu Anda mengelola proses pembelian secara lebih terstruktur dan hemat waktu.
Artikel ini akan mengulas secara lengkap pengertian purchasing, tugas utamanya dalam perusahaan, serta keterampilan yang wajib dimiliki oleh tim purchasing agar mampu berkontribusi terhadap pertumbuhan bisnis.
Apa Itu Purchasing?
Purchasing adalah aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dalam kegiatan operasionalnya.
Purchasing bukan sekadar membeli, tetapi mencakup perencanaan, negosiasi harga, pemilihan vendor, hingga pengelolaan dokumen dan pembayaran.
Fungsi ini biasanya dijalankan oleh staf purchasing atau bagian procurement di perusahaan, baik dalam skala kecil maupun besar. Di perusahaan yang sudah memiliki sistem keuangan dan operasional yang matang, purchasing terintegrasi dengan divisi keuangan, gudang, dan produksi.
Baca juga: Cara Memilih Layanan Jasa Kartu Kredit Virtual yang Terbaik
Tugas Utama Tim Purchasing
Berikut adalah beberapa tugas utama yang dijalankan oleh bagian purchasing dalam operasional perusahaan:
1. Menerima dan Memproses Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Tim purchasing bertugas menerima permintaan dari berbagai departemen, memverifikasi kebutuhannya, dan mencatatnya ke dalam sistem pembelian.
2. Mencari dan Memilih Vendor Terbaik
Purchasing harus mencari supplier yang mampu menyediakan barang atau jasa sesuai spesifikasi, harga terbaik, dan waktu pengiriman yang sesuai.
3. Melakukan Negosiasi Harga dan Syarat Pembayaran
Salah satu peran penting purchasing adalah menegosiasikan harga, diskon, dan syarat pembayaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
4. Membuat dan Mengelola Purchase Order (PO)
Setelah vendor dipilih, tim purchasing akan membuat PO yang memuat detail pesanan secara tertulis, termasuk harga, jumlah, dan syarat pengiriman.
5. Melakukan Follow-up dan Koordinasi Pengiriman
Purchasing harus memastikan bahwa vendor mengirimkan barang tepat waktu dan sesuai pesanan. Jika ada keterlambatan atau perbedaan, tim purchasing akan menindaklanjutinya.
6. Memastikan Kesesuaian Barang dan Kualitas
Setelah barang diterima, purchasing berkoordinasi dengan gudang atau bagian QC (quality control) untuk memastikan barang sesuai dengan spesifikasi.
7. Mengelola Dokumen Pembelian dan Pembayaran
Semua dokumen pembelian seperti PO, faktur, dan bukti pembayaran harus dikelola dengan baik untuk keperluan pencatatan keuangan dan audit.
Skill yang Harus Dimiliki Tim Purchasing
Agar dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, staf purchasing perlu memiliki kombinasi keterampilan teknis, komunikasi, dan analisis. Berikut beberapa skill yang wajib dimiliki:
1. Kemampuan Negosiasi
Negosiasi adalah inti dari pekerjaan purchasing. Seorang buyer harus mampu menegosiasikan harga, syarat pengiriman, hingga metode pembayaran yang menguntungkan.
2. Manajemen Waktu dan Deadline
Purchasing sering berhadapan dengan tenggat waktu yang ketat, terutama jika barang dibutuhkan untuk mendukung proses produksi. Skill mengatur waktu dan prioritas sangat penting.
3. Komunikasi dan Relasi Vendor
Kemampuan menjalin hubungan baik dengan vendor akan berdampak pada kelancaran pasokan, potensi diskon, dan kemudahan berkoordinasi saat terjadi kendala.
4. Pemahaman Proses Keuangan dan Administrasi
Purchasing harus paham alur keuangan perusahaan, mulai dari pembuatan PO, termin pembayaran, hingga pencatatan biaya pembelian.
5. Analisis Data dan Ketelitian
Kemampuan membaca tren harga, mengevaluasi performa vendor, dan menganalisis histori pembelian membantu pengambilan keputusan yang lebih cerdas dan efisien.
6. Pemahaman Sistem ERP atau Aplikasi Purchasing
Di era digital, purchasing dituntut untuk familiar dengan sistem ERP atau platform seperti Jack Finance, yang dapat membantu melacak transaksi pembelian, mengelola anggaran, hingga mencatat pembayaran secara otomatis.
Hubungan Antara Purchasing dan Manajemen Keuangan
Purchasing memiliki dampak langsung terhadap arus kas perusahaan. Keterlambatan pembayaran, pembelian tidak terencana, atau pemilihan vendor dengan harga tinggi bisa menyebabkan pembengkakan biaya dan ketidakefisienan anggaran.
Dengan sistem manajemen keuangan yang terintegrasi seperti yang ditawarkan oleh Jack Finance, perusahaan dapat:
- Menyetujui permintaan pembelian lebih cepat
- Melacak status pembayaran dan limit anggaran
- Menyederhanakan proses reimbursement atau pengajuan dana
- Mencegah pembelian ganda atau tidak sesuai anggaran
- Mendapatkan laporan pembelian secara real time
Tugas dan skill purchasing memegang peranan penting dalam menjaga kelancaran operasional bisnis dan efisiensi pengeluaran. Purchasing bukan sekadar “membeli barang,” tetapi proses strategis yang mencakup negosiasi, pengendalian biaya, pemilihan vendor, hingga dokumentasi transaksi yang rapi dan akuntabel.
Bagi pemilik bisnis maupun calon pengguna Jack Finance, memahami bagaimana tim purchasing bekerja akan mempermudah dalam mengelola pembelian perusahaan dengan cara yang lebih efisien dan terdokumentasi. Terlebih dengan bantuan platform digital, proses pembelian bisa menjadi lebih cepat, transparan, dan terintegrasi dengan pencatatan keuangan bisnis Anda.
Gunakan Jack untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Gunakan Jack Finance untuk membantu tim purchasing Anda mengelola permintaan pembelian, mengontrol anggaran, serta menyederhanakan proses pembayaran ke vendor dalam satu platform terpadu. Lebih efisien, lebih aman, dan lebih praktis untuk kemajuan bisnis Anda.
