By Kita bisa sepakat bahwa apapun bisnis dan usaha yang dijalankan, baik itu level perusahaan besar maupun UMKM perlu adanya manajemen keuangan yang baik. Hal itu dikarenakan manajemen keuangan merupakan salah satu faktor penting dalam berkembangnya sebuah usaha.
Di dalam operasional perusahaan, tentunya sering membutuhkan dana untuk kebutuhan rutin sehari-hari dalam jumlah kecil. Contohnya seperti konsumsi, peralatan kantor, dan berbagai kebutuhan lainnya. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perusahaan perlu dana yang disebut dengan kas kecil.
Apa itu kas kecil untuk bisnis dan seperti apa cara mengelola transaksinya? Untuk lebih jelasnya simak berbagai ulasannya di bawah ini.
Pengertian Kas Kecil
Kas kecil atau istilahnya adalah Petty cash merupakan dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Jenis kas ini digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil. Contohnya adalah dana konsumsi untuk kepentingan rapat atau dana untuk peralatan kantor.
Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana tersebut. Dia perlu membuat catatan laporan atas keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan. Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai.
Tujuan Adanya Kas Kecil
Ada beberapa tujuan adanya kas kecil dalam bisnis yang bisa kamu lihat di bawah ini.
- Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
- Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
- Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
- Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.
Lihat Bagaimana Jack Corporate Card Dapat Membantu Perusahaan Anda
Cara mengelola Transaksi Kas Kecil untuk Bisnis
Untuk memahami cara mengelola transaksi kas kecil untuk bisnis, kita bahas pada ulasan berikut ini.
1. Tetapkan Saldo
Sejak awal pembuatannya, pihak manajemen sudah diminta menetapkan saldo untuk dana kas kecil. Semuanya sudah disesuaikan dengan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu. Besaran saldo ini pastinya ditentukan berdasarkan kebutuhan perusahaan atau kantor tersebut.
Penetapan ini juga didasarkan pada penghitungan RAB atau Rencana Anggaran Biaya. Dengan begitu, dana kas tidak akan terlalu banyak atau juga terlalu kecil. Namun, cukup digunakan untuk memenuhi keperluan operasional kantor.
2. Tentukan Pengelola Kas Kecil
Karena pengelolaan kas kecil itu rutin, maka tidak semua orang bisa melakukannya. Harus ada orang yang bertanggung jawab untuk pengelolaannya dan disebut sebagai kasir kas kecil. Jika sudah menunjuk pengelola, sebaiknya pihak manajemen juga memberikan training untuk arahan prosedur pengelolaan kas kecil tersebut.
Beberapa kriteria sebagai pengelola kas kecil adalah sebagai berikut:
- Jujur
- Konsisten
- Memahami dasar-dasar Akuntansi
- Menguasai Program MS. Office seperti Excel
- Mampu mengatur transaksi yang dilakukan
Nantinya, karyawan yang membutuhkan biaya operasional akan langsung berhubungan dengan bendahara operasional ini. Untuk perusahaan kecil, mungkin ada satu bagian keuangan yang mengurus masalah dana kas kecil ini.
Sedangkan pada perusahaan besar, tentunya ada tim keuangan profesional yang bisa mengatur seluruh kebutuhan perusahaan. Hal itu juga termasuk pengelolaan dana operasional atau kas kecil ini.
3. Pengisian Saldo
Setelah ada orang untuk mengelolanya, maka pihak keuangan akan menarik dana dari bank untuk pengisian dana kas kecil. Lalu, uangnya diberikan kepada kasir kas kecil. Untuk bukti penerimaan, kasir kas kecil perlu menghitung kembali dana dan menandatangani tanda terima.
Jika saldo hampir habis sebelum jangka waktu yang diperkirakan, maka kasir kas kecil perlu mengajukan permohonan. Tujuannya untuk pengisian kembali dana kepada bagian keuangan.
4. Penggunaan Dana kas kecil
Pengelola kas kecil hanya dibolehkan melakukan pembayaran untuk permohonan pembelian yang sudah disetujui oleh bagian keuangan. Kegiatan transaksi bisa dicatat oleh pengelola di bagian jurnal. Tentu saja, dalam penggunaan kas kecil ini harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pembayaran keuangan juga pastinya perlu bukti tertulis berupa nota, kwitansi, bukti transfer dan lainnya.
Jadi, datangnya kas kecil tidak hanya langsung ada begitu saja, justru melalui beberapa tahapan di atas. Jumlah kas kecil juga bukan ditentukan berdasarkan keinginan melainkan dari kebutuhan perusahaan itu sendiri.
Metode Pengelola Kas Kecil
Untuk pengelolaan kas kecil, ada dua metode yang bisa kamu gunakan. Metode tersebut akan dijelaskan di bawah ini.
1. Metode tetap
Pertama ada Metode Tetap yang merupakan metode pembukuan kas kecil ketika rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Pada saat pengeluaran kas terjadi, maka pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya di buku jurnal kas kecil. Semua bukti transaksinya akan dikumpulkan terlebih dulu.
2. Metode Berubah-Ubah
Selanjutnya ada metode berubah-ubah. Metode ini merupakan suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil ketika jumlahnya selalu berubah-ubah atau sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.
Contohnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, maka perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta. Kemudian, digunakan sesuai dengan kebutuhan dan diisi kembali.
Perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal. Namun pada metode sistem dana berubah atau dana mengambang, jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya. Jadim bisa kurang maupun lebih.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Demikian cara mengelola transaksi kas kecil untuk bisnis. Dari ulasan di atas, kita bisa melihat bahwa pengelolaan transaksi kas kecil sangat penting dalam dunia usaha. Semoga informasi ini memberikan manfaat.
