By Sudah bukan rahasia lagi kalau setiap perusahaan memerlukan laporan piutang jatuh tempo. Hal ini dilakukan agar operasional dalam perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik. Perlu Anda pahami bahwa laporan umur piutang menjadi faktor yang bisa mempengaruhi dalam mengelola cash flow.
Lihat Bagaimana Jack Mempermudah Bisnis Anda dengan Local Transfer
Saat cash flow berjalan baik, maka semua aktivitas perusahaan akan berjalan dengan baik. Oleh sebab itu, adanya laporan piutang jatuh tempo bisa menjadi pengingat perusahaan, khususnya dalam hal utang operasional.
Untuk lebih jelasnya, kita simak pengertian laporan piutang jatuh tempo dan cara membuatnya sebagai berikut.
Pengertian Laporan Piutang Jatuh Tempo
Pada dasarnya, piutang jatuh tempo merupakan laporan rekap piutang dan pembayaran yang sudah disusun berdasarkan rincian. Contohnya seperti nomor faktur dan tanggal jatuh tempo berdasarkan periode tertentu.
Selain itu, laporan ini juga dapat mengetahui posisi piutang. Hal itu membuat pihak perusahaan dapat mengambil kebijakan keuangan yang tepat. Dengan begitu, maka bisa diketahui bahwa pengelolaan piutang jatuh tempo merupakan sesuatu yang penting agar cash flow perusahaan tetap terjaga dengan baik. Analisis dari umur piutang juga secara tidak langsung memberikan dampak pada kas kecil dan kas besar perusahaan.
Baca Juga: Kartu Kredit Korporat: Defenisi, Jenis, Keuntungan, dan Cara Kerja Kartu untuk Startup
Kelompok Analisis Piutang Jatuh Tempo
Keberadaan laporan piutang jatuh tempo ini juga memberikan kemudahan untuk perusahaan dalam melakukan analisis. Jika dilihat berdasarkan jatuh tempo, maka ada beberapa kelompok yang bisa Anda lihat di bawah ini.
- Kelompok Piutang Lancar: Untuk kelompok yang satu ini memiliki pengertian sebuah perusahaan yang pembayarannya sesuai jatuh tempo. Dengan kata lain, kelompok ini selalu membayar utang tepat waktu.
- Kelompok Piutang Tidak Lancar: Berikutnya ada kelompok yang pembayaran piutangnya melewati jatuh tempo yang sudah ditentukan. Biasanya antara 7 hari hingga 30 hari, namun masih aktif dalam hal penagihan.
- Kelompok Piutang Macet : Terakhir adalah kelompok yang pembayaran piutangnya melewati batas waktu yang ditentukan dan tenggang waktunya lebih dari 30 hari setelah jatuh tempo.
Baca Juga: Transaksi Lebih Mudah, Otomatis dan Real Time dengan API Disbursement
Persyaratan Pembuatan Laporan Piutang
Sebelum masuk ke dalam pembuatannya, harus ada berbagai persyaratannya. Berbagai persyaratan dalam pembuatan laporan piutang adalah sebagai berikut:
1. Faktur Penjualan
Pertama ada Faktur penjualan yang digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini juga dilampiri dengan surat muat atau bill of lading dan surat order pengiriman. Fungsinya sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk
Lalu ada bukti kas masuk yang digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur/terhutang. Dasar pencatatan ke dalam piutang menggunakan surat pemberitahuan atau remittance advice. Fungsinya sebagai dokumen sumber pencatatan yang dilakukan.
3. Memo Kredit
Dokumen berikutnya yang dibutuhkan dalam cara membuat laporan piutang jatuh tempo adalah memo kredit. Dokumen satu ini digunakan sebagai dasar pencatatan untuk retur penjualan.
Pada umumnya, memo kredit dikeluarkan oleh bagian order penjualan. Saat dilampiri dengan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan, maka memo kredit merupakan dokumen sumbernya. Tentu fungsinya untuk mencatat transaksi retur penjualan pada laporan piutang pelanggan.
4. Bukti Memorial
Dokumen terakhir yang dibutuhkan untuk pencatatan laporan piutang jatuh tempo adalah Bukti Memorial atau yang sering disebut juga dengan Journal Voucher. Dokumen ini merupakan sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Biasanya dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan kewenangan penghapusan piutang dan sudah tidak dapat ditagih lagi.
Dalam pencatatan laporan piutang pelanggan, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang.
Cara Membuat Laporan Piutang Jatuh Tempo
Setelah mendapatkan persyaratannya, maka selanjutnya adalah buat laporan piutang jatuh tempo yang bisa dilihat pada poin berikut.
1. Sediakan Daftar Umur Piutang Perusahaan
Daftar umur piutang adalah daftar pengelompokan piutang usaha sesuai dengan jatuh tempo pembayaran piutang untuk keperluan audit dan lain sebagainya. Alasan butuh daftar umur piutang adalah untuk mengelompokkan piutang lancar, piutang tidak lancar, dan piutang macet seperti pada poin sebelumnya.
Untuk piutang macet, nantinya masih dikelompokkan lagi dalam beberapa tenggang waktu lagi. Contohnya, 1 – 30 hari, 31 – 60 hari, 61 – 90 hari dan lebih dari 90 hari. Daftar piutang jatuh tempo ini nantinya akan berguna untuk menentukan rasio umur piutang dan penghapusan piutang perusahaan.
2. Pilih Software untuk membuat laporan dan analisis piutang jatuh tempo
Untuk dapat menghitung laporan piutang, Anda memerlukan sebuah aplikasi khusus seperti aplikasi keuangan. Dengan memakai aplikasi tersebut, maka bisa mempermudah dalam proses perhitungan dan menghindari kesalahan.
Untuk aplikasi keuangan sebaiknya pilih yang mudah dipakai, real time, efektif, dan tentunya terjangkau saat menyewanya. Software tersebut bisa Anda cari pada mesin pencarian.
3. Buat Format Laporan Piutang Usaha
Format laporan ini dibuat dalam bentuk tabel. Setidaknya, Anda membutuhkan 10 indikator yang akan dimasukkan dalam tabel tersebut
Beberapa format yang harus dibuat meliputi:
- Nomor urut invoice/nota
- Tanggal invoice
- Nomor invoice/nota
- Nama pelanggan
- Nilai uang dari invoice
- Umur piutang
- Umur piutang 0 – 30 hari
- Umur piutang 31 – 60 hari
- Umur piutang 61 – 90 hari
- Umur piutang lebih dari 90 hari.
4. Buat Formula
Setelah semua Indikator diinput dalam format yang telah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah membuat formula atau rumus. Tujuannya agar nilai pada kolom tiap kelompok dapat muncul secara otomatis.
Namun, formula yang dibuat harus disesuaikan pada cell yang digunakan. Untuk lebih mudahnya, Anda bisa mengunduh template excel yang sudah dibuat dan diupload melalui internet. Hal ini sangat memudahkan dalam membuat laporan piutang jatuh tempo.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Demikian pengertian laporan jatuh tempo dan cara membuatnya. Semoga informasi ini bisa memberikan manfaat untuk para pembaca semua.
