By Untuk para karyawan di sebuah perusahaan besar, hampir pasti mengenal tabungan karyawan yang dinamakan payroll bank. Pada saat ini, sistem payroll bank sudah jamak diterapkan pada sebagian besar perusahaan, khususnya perusahaan kelas atas.
Dalam hal ini, payroll bank merupakan salah satu cara penyetoran gaji untuk karyawan pada hari yang sudah ditentukan secara rutin. Untuk pengelolaan pembayaran dengan payroll dapat dilakukan oleh tim Human Resoutces atau HR pada institusi tersebut.
Untuk memahami apa itu sistem payroll dan skema tabungan karyawannya, simak ulasannya di bawah ini.
Pengertian Payroll Bank
Payroll bank merupakan sistem penggajian para pekerja. Mulai dari tahap perhitungan, komponen-komponen pendukung, hingga proses pembayarannya dalam jangka waktu tertentu. Contoh sistem payroll adalah penggunaan slip gaji sebagai bukti pemberian upah.
Sebagian orang juga mengatakan bahwa payroll bank adalah proses pemberian sejumlah uang pada para pekerja atas hasil kinerja yang sudah mereka lakukan selama kurun waktu tertentu. Pada prosesnya, perusahaan biasanya sudah menetapkan periode pembayaran yang umumnya berkisar di antara tanggal 25-30.
Keuntungan Menggunakan Payroll Bank
Saat membuat tabungan karyawan menggunakan Payroll Bank, maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan sebagai berikut:
1. Menghemat Waktu
Keuntungan pertama dengan penggunaan payroll bank adalah dapat menghemat waktu pengelolaan gaji para karyawan. Hal ini dikarenakan total penghasilan pekerja dari berbagai komponen, mulai dari tunjangan pokok, tambahan atau bonus, BPJS Ketenagakerjaan, hingga pajak dapat dihitung secara otomatis.
Manfaat lain dari penggunaan metode tabungan karyawan adalah dapat mengurangi tugas dari HR. Sebab, mereka tidak perlu lagi pergi ke bank untuk menyetorkan uang gaji. Hal tersebut mungkin saja terjadi karena payroll bank adalah sistem yang bisa mendistribusikan secara langsung gaji para karyawan ke rekening masing-masing.
2. Efisiensi Biaya
Manfaat selanjutnya dari pendistribusian gaji melalui payroll bank adalah dapat menghemat lebih banyak biaya. Hal itu disebabkan segala sesuatunya bisa diselesaikan hanya dengan menggunakan satu sistem saja.
Selain itu, masing-masing lembaga keuangan juga biasanya akan menyediakan kebijakan administratif. Tentunya itu bisa disesuaikan lagi dengan kebutuhan dari perusahaan. Hal inilah yang membuat perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk menangani masalah gaji para pekerjanya.
3. Transparansi Proses Pembayaran
Seperti yang sebelumnya sudah dijelaskan bahwa payroll bank adalah sistem yang menyediakan pelayanan. Para pekerja dari perusahaan tersebut dapat melihat berbagai informasi penting. Khususnya mengenai komponen-komponen dalam perhitungan gaji setiap bulannya.
Adapun, hal ini bisa dilakukan karena pada setiap pendistribusiannya, payroll bank juga akan memberikan slip gaji elektronik pada para pekerja. Slip gaji elektronik ini sendiri juga dinilai memiliki banyak keunggulan. Salah satunya adalah lebih aman dan efektif dalam menyimpan data dibandingkan yang menggunakan kertas. Sebab, cara manual dianggap cepat rusak serta mudah hilang.
4. Kelancaran dalam Pengelolaan Gaji Karyawan
Keuntungan yang terakhir adalah proses pengelolaan gaji para pekerja akan jauh lebih mudah untuk dilakukan. Hal ini karena seluruh data rekening pegawai sudah terintegrasi dengan layanan keuangan perbankan.
Selain itu, masalah pendistribusian gaji para pekerja juga jadi bisa diselesaikan dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya hanya berkisar kurang dari satu hari saja. Maka dari itu, perusahaan dapat terhindar dari keterlambatan pembayaran gaji karyawannya.
Skema Tabungan Karyawan Melalui Sistem Payroll
Setelah melihat berbagai keuntungannya, kita simak bagaimana skema tabungan karyawan melalui sistem payroll sebagai berikut.
1. Pra Penggajian
Skema tabungan karyawan pertama melalui payroll adalah pra penggajian. Pada bagian ini akan dilakukan pemeriksaan kebijakan perusahaan terkait gaji, tunjangan, cuti, maupun ketentuan kehadiran. Selanjutnya, perusahaan akan mulai untuk mengumpulkan data-datanya.
Tahapan tersebut biasanya akan melibatkan berbagai divisi dan tim lain. Hal tersebut bertujuan agar informasi mengenai data perubahan gaji dan kehadiran pekerja bisa segera dikumpulkan. Tahapan selanjutnya dalam pra penggajian sistem payroll bank adalah melakukan pemeriksaan validitas data yang sudah terkumpul.
Nantinya, data-data tersebut akan dianalisis kesesuaiannya berdasarkan kebijakan perusahaan. Pada fase ini juga, perusahaan akan memastikan kembali tidak ada pekerja yang terlewat atau tidak disebutkan.
2. Penggajian
Setelah melalui pra penggajian, maka selanjutnya masuk ke dalam penggajian. Ini adalah tahapan ketika data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian. Tujuannya adalah untuk segera diproses.
Hasil dari proses ini adalah pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, maka tahapan selanjutnya adalah pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari terjadinya kesalahan.
3. Pasca penggajian
Pada tahapan ini semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (Pph) atau penghasilan kena pajak akan didata. Kemudian, tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang disesuaikan. Lalu, tim HR akan bekerjasama dengan tim finansial untuk mencatat semua transaksi keuangan dalam proses penggajian. Tujuannya karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.
Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan. Setelah melakukan pendataan, selanjutnya gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini umumnya mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah. Jika perusahaan menggunakan software payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan. Setelah perusahaan menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan seperti biaya gaji karyawan per divisi atau lokasi.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Demikian skema tabungan karyawan melalui sistem payroll. Semoga informasi ini memberikan manfaat.
