By Bagi bisnis yang bermitra dengan banyak supplier pasti pernah mengalami kesulitan dalam mengelola supplier invoice. Terkadang terjadi kekeliruan atau keterlambatan dalam memproses tagihan yang berujung pada kerugian finansial dan komplain dari supplier.
Sebenarnya, seberapa penting manajemen untuk supplier invoice dan bagaimana cara yang efektif untuk mengatur prosesnya? Artikel ini akan mengulasnya mulai dari definisi, manfaat penting, sampai tips mudah dalam mengatur invoice tagihan dari supplier.
Apa yang Dimaksud dengan Supplier Invoice?
Sepanjang siklus bisnisnya, setiap perusahaan mengeluarkan banyak biaya untuk pengadaan baik itu untuk barang maupun jasa. Dalam setiap transaksi, perusahaan akan menerima faktur dari berbagai jenis vendor yang berbeda, semisal barang material, biaya langganan software, bahkan tenaga kerja outsourcing.
Tagihan dari vendor atau supplier itulah yang biasa disebut sebagai supplier invoice.
Mengapa Bisnis Perlu Manajemen Supplier Invoice?
Ada beberapa alasan mengapa proses pengelolaan invoice dari supplier menjadi sangat kompleks. Salah satunya jika jumlah supplier yang terlibat sangat banyak, apalagi format invoice juga sering kali berbeda-beda. Beberapa supplier invoice masih dikirim dalam bentuk kertas cetak yang dikirim melalui pos.
Beberapa faktor tersebut dapat membuat penanganan supplier invoice menjadi lebih memakan waktu. Karena itu, manajemen tagihan supplier perlu perhatian khusus dengan berbagai alasan berikut:
1. Menghemat waktu
Bentuk penanganan tagihan secara manual perlu dikurangi dalam menyusun manajemen supplier invoice. Jangan biarkan staf menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet dan mengirimkan file untuk persetujuan secara bolak-balik ke semua stakeholder.
Mulai implementasikan proses manajemen tagihan secara otomatis yang dapat mengurangi waktu penyelesaian dan meningkatkan efisiensi serta akurasi. Hal itu bisa diwujudkan dengan bantuan software.
2. Meminimalkan risiko kesalahan
Pemanfaatan teknologi tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi, namun juga transparansi. Gunakan platform software yang bisa diakses multi users, sehingga orang-orang yang berkepentingan untuk mengurusi penagihan dapat memonitor prosesnya secara berkala.
Dengan adanya satu platform terpusat, perusahaan juga bisa menghindari berbagai risiko kesalahan dalam penagihan, seperti tertundanya persetujuan dari manajer ataupun pembayaran ganda.
3. Menjaga hubungan baik dengan supplier
Kesalahan dalam pemrosesan supplier invoice tidak hanya berdampak secara finansial, tapi juga berisiko merusak hubungan baik dengan vendor. Kesalahan seperti pembayaran yang terlambat serta denda keterlambatan akan merugikan kedua pihak dan mungkin saja menjadi pertimbangan untuk tidak melanjutkan kerja sama.
Risiko kesalahan dalam mengelola tagihan bisa dihindari jika urusan-urusan yang repetitif bisa diatur supaya berjalan otomatis. Perusahaan hanya perlu mengerahkan biaya di awal untuk memilih software yang tepat. Selanjutnya, tim pengadaan barang melakukan set up account perusahaan dan mengatur siapa saja yang memiliki akses untuk login.
Biasanya, software untuk invoicing otomatis memiliki basis API atau Application Programming Interface, teknologi yang menggabungkan berbagai app dalam satu platform. Dengan begitu, pengguna bisa mendapatkan berbagai layanan dengan membeli satu produk software saja.
4. Sebagai persiapan untuk audit
Proses audit akan memeriksa akuntansi perusahaan. Dengan memiliki penyimpanan data-data keuangan yang terpusat, perusahaan tidak perlu mengumpulkan berbagai bahan audit dari berbagai sumber. Pada saat-saat seperti itulah penggunaan software API akan sangat menguntungkan bisnis.
Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.
Tips Mudah dalam Memproses Supplier Invoice
Bisnis bisa mencoba tips-tips berikut untuk pengelolaan supplier invoice yang lebih efisien yang akurat:
1. Digitalisasi invoice dan persetujuannya
Sudah saatnya perusahaan meninggalkan cara-cara lama seperti manual data entry ke spreadsheet. Gunakan platform API untuk mengunggah invoice dan hanya dengan beberapa kali klik saja, informasi penting dalam tagihan bisa langsung diteruskan ke manajer keuangan untuk disetujui.
Seluruh orang yang terlibat juga bisa dengan mudah melacak status penagihan, asalkan mereka punya akses untuk login ke platform. Tidak akan ada lagi pekerjaan yang berulang-ulang seperti bergiliran menandatangani kertas tagihan antara staf penagihan dan manajer.
2. Buat daftar informasi lengkap untuk setiap invoice
Buat checklist lengkap untuk memeriksa setiap invoice supaya pemrosesannya tidak memakan banyak waktu. Daftar periksa ini dapat memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tertera di dokumen penagihan. Informasi tersebut setidaknya harus mencakup:
- Nama klien
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Ketentuan pembayaran atau tanggal jatuh tempo
- Perwakilan sales
- Detail produk atau layanan
3. Hilangkan duplikat dan tagihan fiktif
Tagihan yang masuk ke tim keuangan bisa saja terduplikat karena human error, mungkin juga karena ada penyalahgunaan. Tagihan ganda ataupun tagihan palsu akan sulit terdeteksi terlebih jika staf harus memeriksa puluhan hingga ratusan tagihan setiap harinya. Tentu dampaknya akan dirasakan saat proses audit nanti.
Manajemen tagihan otomatis dapat mencegah masalah seperti itu. Dengan memanfaatkan fitur pada software, perusahaan bisa mencocokkan supplier invoice dengan purchase order atau dokumen permintaan pesanan.
4. Integrasikan data untuk monitor pengeluaran
Tim finance perlu banyak data untuk validasi tagihan dari supplier. Dengan adanya platform yang mengintegrasikan seluruh data transaksi perusahaan, proses finalisasinya akan menjadi lebih cepat dan mudah.
Selain supplier invoice, tim keuangan juga perlu memproses biaya-biaya lain, seperti gaji karyawan, reimbursement, dan biaya refund ke konsumen. Satu platform untuk segala urusan akan memudahkan manajer keuangan dalam membuat keputusan yang berbasis data tentang alokasi anggaran, pengendalian pengeluaran, dan manajemen arus kas.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Dengan mengotomasi manajemen supplier invoice menggunakan perangkat lunak yang tepat, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses secara signifikan. Bukan hanya berdampak positif pada hubungan perusahaan dengan supplier, perusahaan juga dapat mengoptimalkan keuangan secara menyeluruh.
