By Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan atau aturan. Mulai dari kebijakan hak dan kewajiban karyawan, tata tertib perusahaan, hingga kebijakan yang berkaitan dengan pengeluaran perusahaan.
Masing-masing kebijakan tentu memiliki tujuan positif bagi perusahaan. Misalnya, kebijakan pengeluaran perusahaan yang bertujuan supaya pengeluaran perusahaan dilakukan secara terukur dan teratur.
Caranya pun beragam, bisa dengan pengendalian pengeluaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memastikan transparansi, menjaga kepatuhan, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
Secara teori mungkin terdengar mudah, namun dalam praktiknya terdapat beberapa hal yang patut Anda pahami sebelum menerapkan kebijakan dalam perusahaan. Terlebih jika sebelumnya Anda belum familiar dengan istilah yang satu ini.
Namun, tak perlu khawatir karena Anda bisa pelajari lebih lanjut mengenai apa itu kebijakan pengeluaran, kunci keberhasilan, apa saja yang harus diatur dalam kebijakan ini, hingga praktik penerapan kebijakan pengeluaran di artikel ini.
Yuk, simak!
Panduan untuk Bisnis Modern
Kebijakan pengeluaran perusahaan merupakan salah satu kebijakan yang perlu dimiliki oleh setiap perusahaan supaya perusahaan tidak mengeluarkan uang secara sembarangan.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum memiliki kebijakan pengeluaran yang baik. Salah satu alasannya karena perusahaan masih dalam skala kecil atau masih dalam tahap awal perintisan.
Apakah perusahaan Anda salah satunya? Kalau iya, jangan khawatir karena Anda datang ke artikel yang tepat.
Di artikel ini, Anda akan kami ajak untuk menyelami tentang kebijakan pengeluaran perusahaan yang penting sekali untuk diterapkan pada bisnis modern.
Siap untuk menyelami informasi tersebut?
Apa itu Kebijakan Pengeluaran Perusahaan?
Seperti yang telah disinggung di awal, kebijakan pengeluaran perusahaan adalah seperangkat aturan yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengatur pengeluaran perusahaan.
Dalam penerapannya pada bisnis modern, kebijakan pengeluaran perusahaan memainkan peran kunci dalam mengatur dan mengelola pengeluaran perusahaan di mana efisiensi, pengendalian keuangan, dan transparansi menjadi sangat penting.
Perusahaan Anda belum memiliki kebijakan ini? Kalau iya, terdapat beberapa hal yang perlu Anda masukkan dalam kebijakan ini, seperti jenis pengeluaran yang diizinkan, batasan jumlah, prosedur persetujuan, metode pembayaran yang dapat digunakan, serta pelaporan dan audit.
Dengan begitu, tujuan penerapan kebijakan ini, yaitu memastikan penggunaan yang tepat dan efisien, mencegah penyalahgunaan, meningkatkan transparansi, serta memastikan kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku dapat tercapai.
Kunci Keberhasilan Kebijakan Pengeluaran Perusahaan
Sebelum membuat kebijakan pengeluaran, terdapat beberapa hal yang perlu Anda sertakan supaya keberhasilan kebijakan pengeluaran perusahaan dapat tercapai.
Berikut rahasia keberhasilan kebijakan pengeluaran yang patut Anda ketahui:
1. Membuat Kategori dan Anggaran yang Jelas
Maksudnya, kebijakan pengeluaran perusahaan harus mencangkup aturan bahwa karyawan perlu mengetahui apa saja kategori pengeluaran yang dapat mereka keluarkan untuk perusahaan serta batasan mengenai berapa banyak uang yang boleh dibelanjakan.
2. Adil
Adil yang dimaksud di sini adalah penerapan kebijakan pengeluaran ini tidak boleh kebal untuk beberapa karyawan saja. Artinya, setiap karyawan harus mematuhi dan mengikuti aturan main yang telah diterapkan dalam kebijakan pengeluaran perusahaan.
3. Hindari Menggunakan Kata yang Multitafsir
Cobalah untuk menyampaikan isi dari kebijakan ini langsung ke poin utamanya, tidak berbelit-belit. Dengan begitu, karyawan bisa memahami dengan mudah apa saja yang diatur dalam kebijakan tersebut dan tanpa adanya multitafsir.
4. Evaluasi dan Perbaiki
Meskipun telah diterapkan, bukan tidak mungkin sebuah kebijakan akan mengalami perbaikan. Salah satu alasan mengapa perbaikan perlu dilakukan adalah mengikuti perkembangan perusahaan dan teknologi. Maka dari itu, pastikan Anda memiliki karyawan yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi relevansi kebijakan pengeluaran perusahaan.
5. Sesuaikan dengan Hukum yang Berlaku
Terakhir dan yang tak kalah penting, sesuaikan pula kebijakan pengeluaran perusahaan dengan hukum yang berlaku. Tujuannya, untuk memastikan bahwa perusahaan tidak melanggar aturan atau undang-undang yang dapat menyebabkan konsekuensi yang serius.
Apa yang Harus Dimasukkan dalam Kebijakan Pengeluaran Perusahaan?
Terdapat beberapa hal yang perlu Anda masukkan dalam kebijakan pengeluaran perusahaan. Apa saja? Berikut informasinya:
- Tujuan dan lingkup kebijakan, yang mencangkup untuk siapa kebijakan tersebut dibuat, misalnya untuk karyawan penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak.
- Kategori pengeluaran yang dapat diajukan, misalnya pengeluaran untuk perjalan dinas, makanan dan minuman, transportasi ke kantor, proyek atau pelatihan, dan lain sebagainya yang harus dijelaskan secara rinci.
- Batasan dan persyaratan jumlah, yaitu menetapkan jumlah untuk setiap kategori pengeluaran yang diajukan baik dalam bentuk jumlah maksimum per transaksi maupun jumlah maksimum per periode waktu tertentu. Tak lupa, uraikan pula persyaratan dokumentasi yang diperlukan, seperti kwitansi, faktur, atau bukti pengeluaran lainnya.
- Prosedur pengajuan klaim, yaitu langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan untuk mengajukan klaim perusahaan, mulai dari pengisian formulir klaim, batas waktu pengajuan, hingga proses persetujuan klaim.
- Persetujuan dan peninjauan, yaitu menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui klaim pengeluaran. Jika diperlukan, Anda juga menentukan tingkatan persetujuan yang diperlukan berdasarkan pengeluaran. Pastikan mekanisme ini Anda jelaskan secara detail namun tidak ambigu sehingga karyawan juga lebih mudah dalam melaksanakan aturan yang diatur dalam kebijakan pengeluaran.
- Kebijakan pelanggaran dan konsekuensi, yaitu menjelaskan konsekuensi apa yang akan diberikan apabila terjadi pelanggaran terhadap kebijakan pengeluaran.
- Peninjauan dan pembaharuan kebijakan, yaitu memastikan adanya peninjauan dan pembaharuan kebijakan secara berkala sesuai dengan perkembangan bisnis dan perubahan kebutuhan perusahaan supaya kebijakan tetap relevan.
- Konsisten, yang mana setelah kebijakan diterapkan penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa kebijakan yang diatur dipahami oleh karyawan dan aturan yang tertera diikuti oleh karyawan.
Kedelapan poin di atas bukanlah hal yang wajib ada dalam kebijakan pengeluaran perusahaan. Artinya, Anda bebas menghapus poin yang menurut Anda kurang diperlukan bagi perusahaan maupun menambahkan poin lainnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Praktik Terbaik dalam Kebijakan Pengeluaran Perusahaan
Sebelum membuat kebijakan pengeluaran perusahaan, penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja praktik terbaik dalam kebijakan pengeluaran perusahaan.
Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, di antaranya:
1. Detail dan Mudah Dipahami
Maksudnya, kebijakan harus menjelaskan dengan detail kategori pengeluaran apa saja yang dapat diajukan oleh karyawan, batasan jumlah yang dapat diklaim, prosedur pengajuan, serta persyaratan dokumentasi yang diperlukan.
2. Konsisten dan Adil
Setiap karyawan tanpa terkecuali harus mengikuti aturan yang tercantum dalam kebijakan pengeluaran perusahaan untuk mengajukan klaim pengeluaran. Tak cukup sampai di situ, penerapan kebijakan juga harus dilakukan secara transparan.
3. Pelatihan dan Komunikasi
Tak cukup dibuat saja, setelah kebijakan pengeluaran diterapkan perusahaan juga harus memberikan pelatihan terkait pemahaman tentang tata cara pengajuan klaim sesuai dengan kebijakan pengeluaran. Perusahaan juga harus menyediakan saluran komunikasi yang terbuka sehingga karyawan dapat mengajukan pertanyaan atau umpan balik terkait kebijakan tersebut.
Langkah-langkah Membuat Kebijakan Pengeluaran Perusahaan
Penentuan kebijakan pengeluaran antara satu perusahaan dengan perusahaan lain tentu berbeda karena menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Namun, berikut langkah-langkah yang umumnya dilakukan oleh perusahaan dalam membuat kebijakan perusahaan:
1. Memahami UU Ketenagakerjaan yang Berlaku
Seluruh peraturan yang diterapkan perusahaan harus sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku. Maka dari itu, dalam penyusunan peraturan perusahaan Anda harus selalu menjadikan Undang-Undang tersebut sebagai pedoman.
2. Mengkaji Ulang Peraturan Perusahaan
Apabila perusahaan Anda baru akan membuat peraturan perusahaan, hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengkaji ulang contoh-contoh regulasi yang sudah ada.
Dari situ, Anda bisa mendapat gambaran terkait rumusan aturan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Namun, apabila perusahaan telah memiliki kebijakan sebelumnya, perusahaan perlu melihat efektivitas peraturan tersebut sembari menyelaraskan dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku.
3. Memperkirakan Konsekuensi di Masa Depan
Segala kebijakan perusahaan tentu memiliki kemungkinan konsekuensi yang bisa terjadi. Maka dari itu, memikirkan konsekuensi sangat penting dilakukan sebelum menyusun peraturan pengeluaran perusahaan.
Hal tersebut bertujuan untuk menghindari konflik antara karyawan dan manajemen, serta menghindari adanya pihak yang dirugikan dalam peraturan yang telah disepakati.
4. Memahami Hak dan Kewajiban Karyawan dan Perusahaan
Hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan adalah hal yang sangat krusial dalam membuat peraturan perusahaan.
Supaya peraturan dapat diterima, maka penting bagi perusahaan untuk selalu memperhatikan hak dan kewajiban karyawan. Tujuannya, agar konflik antar kedua belah pihak dapat dihindari.
5. Penyusunan Draft Kebijakan Perusahaan
Terakhir, sebelum menyusun draft kebijakan, penting bagi perusahaan untuk memperhatikan penggunaan bahasa, visi misi, dan industri serta model bisnis yang dijalankan. Hal tersebut bertujuan untuk menghindari adanya kesalahan penafsiran peraturan perusahaan.
Setelah itu, barulah perusahaan bisa menyusun draft yang berkaitan dengan peraturan perusahaan sebelum akhirnya peraturan tersebut resmi disahkan.
Masalah Klasik dalam Kebijakan Pengeluaran yang Perlu Dihindari
Tak semulus jalan tol, dalam mengembangkan kebijakan pengeluaran perusahaan, pasti terdapat masalah yang terjadi. Berikut adalah beberapa masalah klasik yang sering terjadi dalam kebijakan pengeluaran perusahaan:
1. Isi Kebijakan yang Ambigu
Kebijakan yang tidak cukup spesifik dalam menjelaskan apa saja yang diatur di dalamnya dapat menyebabkan kebingungan antara karyawan tentang jenis pengeluaran yang dapat diajukan dan batasan jumlahnya. Selain itu, kebijakan yang berbelit-belit tentu akan menyulitkan proses pengajuan dan persetujuan pengeluaran juga.
2. Kurangnya Penerapan dan Penegakan Kebijakan Secara Konsisten
Kebijakan perusahaan tentu dibuat untuk dipatuhi oleh karyawan. Maka dari itu, untuk memastikan tujuan dari pembuatan kebijakan dapat tercapai, perusahaan harus memastikan bahwa semua karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang kebijakan dan konsekuensi yang akan diberlakukan jika terjadi adanya pelanggaran
3. Kurangnya Pemantauan dan Pengawasan Pengeluaran
Tanpa adanya mekanisme pengawasan yang efektif, sangat mungkin perusahaan tidak menyadari akan adanya pengeluaran yang berlebihan atau tidak sah. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk membuat strategi sistem pelaporan dan mekanisme audit yang efisien guna memastikan tidak terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
4. Kurangnya Pembaharuan Kebijakan
Kebijakan pengeluaran perusahaan perlu diperbaharui secara berkala agar tetap relevan dengan kondisi bisnis dan perubahan di lingkungan bisnis. Dengan begitu, kebijakan akan terus relevan untuk diterapkan dan tujuan penerapannya pun dapat tercapai.
Untuk menghindari keempat masalah di atas, penting bagi perusahaan untuk melibatkan berbagai pihak, seperti tim keuangan, manajemen, dan staf operasional.
Tak lupa, evaluasi berkala serta umpan balik dari karyawan juga tak kalah penting untuk menyempurnakan kebijakan pengeluaran perusahaan yang telah disusun sebelumnya.
Pendekatan Berorientasi Detail vs Prinsip-prinsip Umum
Dalam pengembangan kebijakan pengeluaran perusahaan, terdapat dua pendekatan yang umumnya digunakan, yaitu pendekatan berorientasi detail dan pendekatan berbasis prinsip-prinsip umum.
Pendekatan berorientasi detail dalam kebijakan pengeluaran perusahaan bertujuan untuk memberikan panduan yang terperinci bagi karyawan terkait bagaimana mengelola pengeluaran dengan tepat sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Dalam proses pengajuan klaim, menurut pendekatan ini terdapat beberapa hal yang harus dilaporkan, mulai dari jumlah pengeluaran yang diajukan, batasan jumlah, persyaratan dokumentasi, dan prosedur pengajuan klaim.
Pendekatan berorientasi detail sering kali digunakan ketika perusahaan menghadapi risiko yang tinggi terhadap penyalahgunaan atau pelanggaran pengeluaran.
Sementara pendekatan berbasis prinsip-prinsip umum lebih fokus mengarahkan karyawan dalam mengelola pengeluaran. Maksudnya, pendekatan ini memberikan kerangka kerja yang lebih fleksibel, di mana karyawan diberi kebebasan untuk membuat keputusan dalam batasan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan.
Pendekatan ini memandang karyawan sebagai pihak yang bertanggung jawab dan memberi mereka kepercayaan untuk bertindak sesuai kebijakan perusahaan.
Lalu, mana pendekatan yang paling bagus untuk diterapkan dalam perusahaan?
Jawabannya tergantung pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan kebijakan yang sangat terperinci untuk mengatur pengeluaran secara rinci dan akurat, sementara yang lain mungkin mengutamakan fleksibilitas dan memberikan tanggung jawab yang lebih besar kepada karyawan dalam mengambil keputusan pengeluaran.
Namun, tak ada salahnya juga untuk memadukan kedua pendekatan di atas dalam perusahaan Anda, lho. Dengan begitu, kebijakan menjadi lebih efektif, dapat disesuaikan dengan budaya dan kebutuhan perusahaan, serta memberikan pedoman yang jelas pada karyawan dalam mengelola pengeluaran dengan baik.
Metode Pembayaran yang Cocok untuk Perusahaan
Terdapat beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan dalam menentukan pembayaran yang cocok untuk perusahaan. Misalnya, pertimbangan jenis transaksi dan kebutuhan bisnis.
Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.
Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan jenisnya sangat bermacam-macam, entah itu tagihan listrik, internet, sewa gedung, hingga pembelian produk barang atau jasa. Maka dari itu, metode pembayaran yang digunakan pun tak cukup dengan satu jenis saja. Umumnya, perusahaan menggabungkan metode pembayaran tunai, transfer bank, kartu kredit perusahaan, dan penggunaan sistem pembayaran elektronik.
Lalu, bagaimana cara memutuskan kapan harus menggunakan pembayaran tunai atau pembayaran lainnya?
Berkaitan dengan hal tersebut, biasanya perusahaan akan mempertimbangkan dari segi biaya transaksi, kecepatan penyelesaian pembayaran, dan fleksibilitas dalam memenuhi kebutuhan vendor atau karyawan.
Bahkan, dalam beberapa kasus perusahaan dapat menggabungkan lebih dari satu metode pembayaran yang berbeda untuk mengakomodasi berbagai jenis transaksi.
Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda
Itulah beberapa informasi yang patut Anda ketahui sebelum membuat kebijakan pengeluaran perusahaan. Semoga informasi bermanfaat, ya!
